Установить область применения, цели и подход (Контроль и отчетность).

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 18Следующая ⇒

В рамках данной задачи устанавливаются и согласовываются область применения, цели и подход, связанные с данным проектом. Под областью применения понимается требуемый Заказчиком набор продуктов и услуг с заранее предписанными и проверяемыми характеристиками, который должен быть предоставлен по завершении проекта. Выполнение данной задачи означает, что и Исполнитель, и Заказчик достигли понимания на уровне определения области применения, целей и рисков. Для идентификации рисков и установления мер по их сдерживанию должна быть представлена оценка рисков.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (Контроль и отчетность).

В рамках данной задачи определяется, каким образом процесс Контроль и отчетность поддерживает и реализует принципы и положения, которые были установлены в документе Область применения, цели и подход. Сюда же включается подробное описание таких процедур, как управление спорными вопросами и проблемами, контроль изменений, отчетность о состоянии проекта.

Разработать планы управления (Контроль и отчетность).

В рамках данной задачи создаются или корректируются планы управления проектом и подготавливается План качества по проекту.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (Управление работами).

В рамках данной задачи устанавливаются или корректируются планы, определяющие, каким образом процесс Управление работами будет поддерживать и реализовывать Область применения, цели и подход проекта.

Разработать Рабочий план (Управление работами).

В этой задаче представлен порядок организации всех работ по проекту: их взаимодействие, стоимость, график выполнения. Данная задача может быть выполнена с той или иной степенью детализации в зависимости от обстоятельств, в которых она выполняется. Задача используется в целях прогнозирования, получения разного рода оценок, планирования, анализа воздействия.

Разработать Финансовый план (Управление работами).

В результате выполнения этой задачи должны быть сформулированы финансовые показатели проекта: расходы, доходы, затраты, график платежей и т.д. На основе этих показателей будет составляться периодическая отчетность о финансовом состоянии проекта. Финансовый план составляется на основе договорных обязательств между Исполнителем и Заказчиком.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (Управление ресурсами).

В рамках данной задачи устанавливаются или корректируются планы, определяющие, каким образом процесс Управление ресурсами будет поддерживать и реализовывать Область применения, цели и подход проекта.

Разработать план по персоналу и организационный план (Управление ресурсами).

В рамках данной задачи устанавливается порядок организации работы персонала проекта и проверяется, насколько ресурсы соответствуют плану.

Спланировать организационную подготовку (Управление ресурсами).

В рамках данной задачи составляется план подготовки персонала проекта для выполнения назначенных по проекту ролей.

Разработать план по физическим ресурсам (Управление ресурсами).

В рамках данной задачи определяются общие требования и ответственность для всех физических ресурсов, а также рассматриваются процедуры поддержки, необходимые для выполнения задач проекта. Здесь же рассматриваются требования, касающиеся среды, в которой функционируют все процессы в рамках данного проекта.

Подготовить инфраструктуру (Управление ресурсами).

В рамках данной задачи рассматриваются вопросы приобретения и установки необходимых физических ресурсов.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (Управление качеством).

В рамках данной задачи устанавливаются или корректируются планы, определяющие, каким образом процесс Управление качеством будет поддерживать и реализовывать Область применения, цели и подход проекта. Ряд стандартов данного процесса можно получить из Плана качества, однако по мере выполнения проекта для процесса Управление качеством дополнительно должны бать подготовлены свои стандарты. Данный процесс подразумевает по ходу проекту возможную модификацию существующих для процесса стандартов и процедур.

Определить стратегии, стандарты и процедуры (Управление конфигурацией).

В рамках данной задачи устанавливаются или корректируются планы, определяющие, каким образом процесс Управление конфигурацией (УК) будет поддерживать и реализовывать Область применения, цели и подход проекта. Кроме этого, здесь описывается, каким образом элементы конфигурации идентифицируются, организуются и контролируются.

Управление рисками.

Среди наиболее вероятных областей риска при Планировании проекта можно отметить следующие:

· Определение области применения проекта неясное или неправильное.

· Не определен Спонсор проекта.

· Стратегия сдерживания риска не определена или не отражена в планах проекта.

· Не определено в полной мере, чего ожидают от проекта все заинтересованные стороны.

· Нет ясности, кто несет ответственность за обеспечение проекта ресурсами.

Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

· В документе Область применения, цели и подход четко определить, какие должны быть получены результаты и каковы основные допущения и предположения. Также данный документ можно использовать как средство распределения полномочий и ответственностей между участвующими в проекте сторонами.

· Необходимо убедиться, что со стороны Заказчика существует правильное понимание целей проекта, и проект со стороны Заказчика соответствующим образом организован. В проектную организацию необходимо включить Спонсора проекта и тех, кто принимает решения со стороны Заказчика, а также определить, каким образом будет осуществляться согласованное управление рисками, спорными вопросами и изменениями в области применения.

· Сделать приблизительный обзор рисков, выявленных на стадии подготовки Предложения. В Рабочем и Финансовом планах проекта для каждого “количественно измеримого ” риска.

· Создать резерв и предусмотреть меры по сдерживанию “количественно неизмеримых ” рисков.

· В План по физическим ресурсам включить все необходимые требования и согласовать с Заказчиком ту инфраструктуру проекта, за которую несет ответственность Заказчик.

Технология работы.

В этом разделе обсуждается технология проведения работ при Планировании проекта. Раздел включает ряд полезных советов и комментариев по каждому из процессов.

Контроль и отчетность.

Результаты процесса Контроль и отчетность используются для того, чтобы задокументировать и донести свое видение проекта до Заказчика, до управления Исполнителя, до команды проекта. В качестве отправной точки для Планирования проекта служит оценка Предложения. В какой мере ожидания, связанные с проектом, нашли свое отражение в Предложении? Произошли ли какие-либо изменения уже после того, как Предложение было принято?

Документ Область применения, цели и подход (ОЦП) охватывает все области выявленных рисков, согласованные подходы, способы взаимодействия по проекту, стратегии реализации и др. Некоторые из этих вопросов затрагивались в Предложении. Однако, при подготовке Предложения, мог быть сделан ряд предположений, которые затем при создании ОЦП, подверглись изменению на основе появившейся информации и новых фактов.

Предупреждение: Если документ Область применения, цели и подход проигнорирован, то существует риск лишиться опоры для проведения контроля изменений. Тогда следует рассчитывать на устные договоренности, которые часто ведут к возникновению серьезных разногласий с Заказчиком и договорными обязательствами. В некоторых случаях Заказчику может понадобиться разъяснение и обоснование полученных результатов. Документ ОЦП может быть использован, чтобы объяснить причину использования тех или иных методов, подходов и технологий. Если документ составлен грамотно, то он может служить в качестве обоснования всевозможных «как » и «почему », возникающих при рассмотрении результатов по проекту. Если есть возможность, то было бы неплохо подготовить список контрольных вопросов для включения их в обзоры планов управления. Цель – подготовить обзор полноты планов с точки зрения рисков и убедиться, что существует взаимопонимание с Заказчиком относительно процедур контроля и завершения.

Внимание: На совещании, посвященном запуску проекта, необходимо планы управления довести до сведения заинтересованных сторон. Для управления Заказчика и для персонала проекта желательно провести раздельные совещания. Для Спонсора проекта, как минимум, должна быть представлена презентация. Таким образом, основными методами, используемыми при Планировании проекта, являются: оценка риска, интервьюирование, переговоры и презентации. Эти методы позволяют выявить и нейтрализовать все факторы, которые могли бы, в конечном счете, подвергнуть опасности успех проекта.

Управление работами.

Менеджер по подготовке Предложения должен предоставить предварительный Рабочий план проекта, подготовленный для Предложения. Это план, очевидно, будет нуждаться в корректировке, потому что Предложение и непосредственное выполнение проекта имеют разные центры тяжести:

· Основная цель планирования, производимого при подготовке Предложения, заключается в разработке общего графика проекта и расчете затрат на выполнение работ, а следовательно, в определении осуществимости проекта в целом.

· При реализации проекта цель работ по планированию заключается в эффективной организации задач проекта и осуществлении действенного контроля над проектом.

Надо иметь в виду, что Планирование проекта включает планирование на верхнем уровне, но в то же время охватывает весь проект целиком. Тем не менее, параллельно с разработкой планов верхнего уровня должна вестись работа по детальному планированию каждого этапа. Надо отметить, что подготавливаемый Рабочий план не включает персоналии, но для каждой роли должен представить реалистичный бюджет.

Основными методами, используемыми в данном процессе в ходе Планирования проекта, являются: планирование и оценки работ, планирование мер по снижению риска и подготовка бюджета проекта. Эти методы предназначены для поддержки разработки предварительных вариантов Рабочего и Финансового планов.

Для разработки бюджета верхнего уровня можно прибегнуть к одной или более методикам оценки (например, оценка «снизу вверх »). Чтобы проверить полученные оценки, можно использовать методику оценки «сверху вниз ». Кроме того, в бюджете надо создать резерв для мероприятий по сдерживанию рисков.

Внимание: Резервы в Рабочем и Финансовом планах должны быть отражены таким образом, чтобы их можно было отследить.

Управление ресурсами.

В ходе процесса Управление ресурсами на стадии Планирование проекта кроме планирования ресурсов, производится наблюдение за тем, как используются человеческие и физические ресурсов на начальном этапе проекта. Кроме того, как и при Управлении, работами, не производится долгосрочного планирования (рассчитанного на всю длительность проекта), а составляется план по основным ресурсам, необходимым для реализации первого этапа проекта.

Основными применяемыми здесь методами являются разработка организационной структуры проекта, рекрутирование персонала, ведение переговоров.

Как правило, для того, чтобы спланировать единую организационную структуру проекта, включающую как персонал Исполнителя, так и персонал Заказчика, работа должна проводиться совместно с Менеджером проекта со стороны Заказчика. Эта работа включает ведение переговоров как с Заказчиком (для согласования того уровня, на котором должно производиться утверждение выделяемых ресурсов Заказчика), так и с управлением Исполнителя (для обсуждения обязательств персонала Исполнителя по формированию ядра команды проекта).

Администратор проекта должен подготовить «Введение в проект » с целью облегчить новым членам команды проекта процесс «вхождения » в проект.

Следует обратить внимание на два основных момента, касающихся физических ресурсов. Во-первых, используя План по физическим ресурсам, следует определить инфраструктуру проекта и ответственных за обеспечение оборудованием и услугами, таких как резервное копирование и т.д. Во -вторых, назначить выполнение шагов задачи проектирования и установки основных компонентов инфраструктуры конкретным лицам или команде проекта. Состояние данной работы нуждается в обязательном надзоре: как минимум, гарантированно должна существовать рабочая среда и должна быть создана Библиотека проекта.

Внимание:

1. Часто определение и установка инфраструктуры проекта (распространено для проектов создания информационных продуктов) является первой технической задачей проекта, и, в связи с этим, может возникнуть потребность в специалисте по технической архитектуре.

2. Для уменьшения риска можно установить только основные компоненты инфраструктуры и отложить установку более сложных проектных сред (таких как разработка и тестирование) на более поздние этапы проекта. Персонал проекта должен иметь выделенную рабочую область на рабочем месте Заказчика. Для каждого члена команды проекта должны быть доступны рабочие станции, телефоны, необходимое офисное оборудование. Необходимо согласовать с Заказчиком, если понадобится, размещение в рабочей области новых членов команды проекта, чтобы приход всякого нового члена команды не влиял на эффективность работы. Для проведения встреч, совещаний, обзоров с членами команды проекта должны быть зарезервированы специальные переговорные комнаты, конференц-зал и т.п. Для средних и больших проектов может также понадобится учебные аудитории, оснащенные терминалами, персональными компьютерами, принтерами.

Управление качеством.

Очень важно с самого начала определить требования по качеству для проекта и отразить эти требования в результатах, получаемых при Планировании проекта. В основном, эти результаты касаются выработки стратегий, стандартов и процедур, которые будут использованы при управлении проектом. Кроме того, в этих результатах должно быть отражено распределение ресурсов, ролей и обязанностей, имеющих отношение к задачам по управлению качеством.

Предупреждение: Для небольших проектов содержание Плана качества можно служить требуемым определением процедур и стандартов процесса Управление качеством.

Каждый член команды проекта должен нести прямую ответственность за качество своей работы. Для того чтобы сделать этот процесс более эффективным, каждому члену команды в Плане качества должны быть установлены его обязанности с точки зрения обеспечения качества. Кроме того, в Плане качества должны быть описаны меры по достижению целей по качеству и производства качественного продукта. Ключевыми ролями в процессе Управление качеством являются Менеджер по качеству, Аудитор качества и Рецензент. Менеджер по качеству предоставляется Исполнителем и может привлекаться в течение всей продолжительности проекта или периодически для анализа состояния качества в проекте. Аудитор качества привлекается периодически для проведения аудитов качества в проекте. В качестве Рецензентов получаемых в ходе проекта результатов обычно выступают представители старшего управленческого персонала. Но мнения и взгляды рядовых членов команды, касающиеся состояния с качеством в проекте, также должны быть учтены.

Управление конфигурацией.

Основным методом, используемым в данном процессе в ходе Планирования проекта, является определение конфигурации. Используя данный метод, проводится анализ результатов и устанавливается структура и организация элементов конфигурации. Среда данного процесса при Планировании проекта должна включать, по крайней мере, Библиотеку проекта. Если есть возможность, можно сразу установить инструментальные средства процесса Управление конфигурацией в качестве составной части предварительной инфраструктуры проекта, что позволит контролировать получаемые результаты с самого начала проекта.

Библиотеки, в которых хранятся материалы проекта, облегчают взаимодействие между членами команды проекта и служат хорошим подспорьем в организации работ по проекту. Библиотеки с информационными материалами – это та область, к которой имеют доступ все члены команды проекта.

Оценки трудоемкости.

В нижеследующей таблице приводится распределение усилий для каждой задачи. При выполнении задач управления принимают участие следующие роли: Менеджер по подготовке предложения, Менеджер проекта со стороны Заказчика, Менеджер по конфигурации, Бизнес - менеджер Исполнителя, Администратор проекта, Координатор проекта, Менеджер проекта, Спонсор проекта, Персонал проекта, Менеджер по качеству. Как мы видим из таблицы, основная нагрузка на этапе планирования проекта ложится на координатора, менеджера проекта и менеджера проекта со стороны Заказчика (* - время не оценивается). Необходимо отметить, что в таблице представлены роли, которые могут совмещаться в одном или нескольких членах команды, а иногда роли могут представлять отдельные компании и организации.

График проекта.

Задачи Планирования проекта выполняются на начальной стадии проекта до начала выполнения задач по этапам.

Ид-р

Задача

Усилия

Менед- жер по подго- товке предло-жения

Менед-жер проекта со сторо-ны Заказ-чика

Менед- жер по конфигу-рации

Бизнес-менед-жер Испол-нителя

Админи-стратор проекта

Коорди-натор проекта

Мене-джер проекта

Спон-сор проекта

Персо-нал проекта

Ауди- тор ка-чества

Менед-жер по качеству

Рецен-зент

Контроль и отчетность

32.8%

CR.010

Установить область применения, цели и подход

21.1%

CR.020

Определить стратегии, стандарты и процедуры

4.2%

CR.030

Разработать планы управления

7.5%

Управление работами

24.5%

WM.010

Определить стратегии, стандарты и процедуры

4.2%

WM.020

Разработать рабочий план

18.1%

WM.030

Разработать финансовый план

2.3%

Управление ресурсами

34.3%

RM.010

Определить стратегии, стандарты и процедуры

4.2%

RM.020

Разработать план по персоналу и организационный план

9.1%

RM.030

Спланировать организационную подготовку

10.6%

RM.040

Разработать план по физическим ресурсам

9.1%

RM.050

Подготовить инфраструктуру

1.5%

Управление качеством

4.2%

QM.010

Определить стратегии, стандарты и процедуры

4.2%

Управление конфигурацией

4.2%

СM.010

Определить стратегии, стандарты и процедуры

4.2%

Рис. 11. Планирование проекта в жизненном цикле проекта

Ниже приводится схема диаграммы Гантта для задач, относящихся к Планированию проекта.

Закрашенными прямоугольниками обозначаются задачи, образующие критический путь Планирования проекта.

Рис. 12. График реализации стадии планирования проекта (масштаб = 1 неделя)

Параллельное исполнение ряда задач позволяет сжать график Планирования проекта Например, в процессе управления работами задача составления рабочего плана может перекрываться (до 50%) задачами определения стратегий, стандартов и процедур, разработки финансового плана, плана по персоналу и организационного плана.. В таблице ниже показано, как эти задачи перекрываются друг с другом.

Таблица 6.

Ид-р задачи	Задача	Ид-р задачи	Задача	Перекрытие
Управление работами
WM.010	Определить стратегии, стандарты и процедуры	WM.020	Разработать рабочий план	50%
WM.020	Разработать рабочий план	WM.030	Разработать финансовый план	50%
WM.020	Разработать рабочий план	RM.020	Разработать план по персоналу и организационный план	50%
Управление ресурсами
RM.010	Определить стратегии, стандарты и процедуры	RM.020	Разработать план по персоналу и организационный план	50%
RM.020	Разработать план по персоналу и организационный план	RM.040	Разработать план по физическим ресурсам	50%
RM.040	Разработать план по физическим ресурсам	WM.030	Разработать финансовый план	50%

Контроль и отчетность.

Время, необходимое для установления Области применения, целей и подхода, в большой степени зависит от ситуации, сложившейся на старте проекта. Необходимо иметь достаточный запас времени для проведения интервью со всеми заинтересованными сторонами, а также для проведения обзора и утверждения данного документа. Может потребоваться дополнительное время и в том случае, если в Предложении не была проведена оценка рисков.

В План качества собираются стратегии, стандарты и процедуры, определяемые для каждого из процессов PJM. Для небольших проектов состав стандартов и процедур может быть сокращен или исключен по сравнению с содержанием самого Плана качества. Ряд стандартов и процедур может быть разработан позже – в том случае, если потребность в них на начальной стадии проекта отсутствует.

Управление работами.

Должно быть запланировано дополнительное время, если во время подготовки Предложения не был подготовлен предварительный вариант Рабочего плана. Кроме того, необходимо. дополнительное время, если в качестве базиса Структуры распределения работ не был выбран стандартный метод. При составлении Рабочего плана необходимо учитывать наличие повторяющихся шагов и перекрытия между задачами, а также доступность ресурсов (из процесса Управление ресурсами). Непосредственно на детальное планирование работ на начальной стадии проекта также должно быть отведено достаточно времени.

Управление ресурсами.

каждого этапа составляется план приобретения оборудования, необходимого в первую очередь, а затем дополнительных ресурсов по мере того, как они станут доступны. Нужно предусмотреть время для введения в проект и обучения ключевого персонала проекта. Любые пересечения задач Управления ресурсами с исполняемыми задачами проекта должны быть оценены с точки зрения риска.

Управление качеством.

С планированием данного процесса на данной стадии не существует каких-либо значительных проблем.

Управление конфигурацией.

С планированием данного процесса на данной стадии не существует каких-либо значительных проблем.

Ролевые обязательства.

В данном разделе приводится перечень ролей PJM и тех задач Планирования проекта, в выполнении которых данная роль принимает участие. Подробнее функции менеджеров рассмотрены в (2.2 Основная литература по дисциплине).

Менеджер по подготовке предложения.

Менеджер по подготовке предложения несет ответственность за подготовку технико-коммерческого предложения, ведение переговоров и согласование расценок. Также в сферу его ответственности входит обеспечение при запуске проекта Менеджера проекта всеми материалами и информацией, накопленными в период подготовки предложения.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒