Вопрос 3. Ролевые обязательства.

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 18Следующая ⇒

В данном разделе приводится перечень ролей PJM и тех задач Контроля этапа, выполнении которых данная роль принимает участие. Это следующие участники процессаМенеджер проекта со стороны Заказчика:

· Менеджер по конфигурации;

· Администратор проекта;

· Координатор проекта;

· Менеджер проекта;

· Спонсор проекта;

· Персонал проекта;

· Аудитор качества;

· Менеджер по качеству;

· Рецензент;

· Полное описание функций каждого участника приведены в (2.2. Основной литературы).

Тема 7. Завершение этапа

Цели обучения:

Учебная цель темы раскрыть содержание работ по завершению этапа, входящего в жизненный цикл управления проектом. Набор и содержание работ направлено на обеспечение принятия Заказчиком ключевых результатов данного этапа и подтвердить завершение этапа.

Содержание темы:

1. Обзор основных положений завершения этапа.

2. Подход.

Вопрос 1. Обзор основных положений завершения этапа.

Цели.

Целями Завершения этапа являются:

· Проверка соответствия результатов этапа установленным критериям качества и стандартам.

· Обеспечение мер для приемки Заказчиком результатов этапа.

· Высвобождение из проекта персонала и физических ресурсов, не задействованных более в проекте.

Критические факторы успеха.

Критическими факторами успеха при осуществлении Завершения этапа являются:

· Процедура приемки этапа точно соответствует Плану качества проекта.

· Нерешенные спорные вопросы и проблемы, которые влияют на результаты этапа, должны быть разрешены до приемки результатов.

· Информация, касающаяся контроля изменений, контроля конфигурации и качества, является полной, точной и демонстрирует соответствие стандартам проекта.

Обзорная диаграмма.

На диаграмме, представленной на рис. 20, для Завершения этапа указывается исходная информация, процессы и ключевые результаты.

Рис. 20. Схема реализации стадии Завершения этапа

Исходная информация.

Приведенная ниже информация является исходной для Завершения этапа. Это – документы, которые подготавливаются и корректируются на ранних стадиях данного этапа.

Таблица 16.

Исходная информация	Источник
Область применения, цели и подход	Контроль и отчетность
Рабочий план	Управление работами
Отчеты о состоянии	Контроль и отчетность
Журнал спорных рисков и вопросов	Контроль и отчетность
Журнал отчетов по проблемам	Контроль и отчетность
Журнал запросов на изменение	Контроль и отчетность
Регистрационные записи о персонале	Управление ресурсами
Регистрационные записи об оборудовании	Управление ресурсами
Отчеты по аудиту	Управление качеством
Комментарии к обзору	Управление качеством
Репозиторий УК	Управление конфигурацией
Регистрационные записи о УК	Управление конфигурацией

Процессы.

Ниже в таблице приводится описание процессов, которые задействованы в Завершении этапа.

Таблица 17.

Процесс	Описание
Контроль и отчетность	Получение утверждения результатов этапа к взаимному удовлетворению Исполнителя и Заказчика
Управление ресурсами	Высвобождение из проекта персонала и физических ресурсов, не задействованных далее в работах по проекту
Управление качеством	Оценка завершенности (полноты) вопросов, касающихся контроля качества
Управление конфигурацией	Проверка соответствия ключевых результатов предъявляемым требованиям и осуществление надлежащего контроля за подготовкой этих ключевых результатов

Ключевые результаты.

Ниже в таблице приводится описание ключевых результатов Завершения этапа.

Таблица 18.

Результат	Описание
Приемка результатов этапа	Утвержденные Заказчиком результаты и задачи этапа
Отчеты по качеству	Оценка полноты полученных по ходу этапа показателей системы качества
Аудит базовой версии	Подтвержденная функциональная и физическая завершенность ключевых результатов этапа

Вопрос 2. Подход.

В этом разделе приводится описание подхода, который используется при Завершении этапа.

Задачи и результаты.

В нижеследующей таблице приводится перечень задач и результатов Завершения этапа.

Таблица 19.

Ид-р задачи	Задачи	Результаты
Контроль и отчетность
CR.080	Подписать акт приемки	Приемка результатов этапа
Управление ресурсами
RM.080	Оценить работу персонала	Высвобождение персонала
RM.090	Оценить физические ресурсы	Высвобождение физических ресурсов
Управление качеством
QM.050	Произвести оценку качества	Отчет по качеству
Управление конфигурацией
СM.060	Провести аудит ключевых результатов	Аудит базовой версии

Зависимости между задачами.

Рис. 21. Зависимость между задачами на стадии Завершения этапа

Управление рисками.

Среди наиболее вероятных областей риска при Завершении этапа можно отметить следующие:

· Заказчик не подготовлен для принятия участия в приемке результатов.

· Затягивание решения спорных вопросов и проблем препятствует началу процесса приемки результатов.

· Вопросы, связанные с контролем изменений, контролем конфигурации, обеспечением качества, недостаточно документированы, в результате чего могут возникнуть проблемы с качеством, полнотой и корректностью результатов этапа.

Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

· Рассмотрение процедуры приемки с Менеджером проекта со стороны Заказчика и с членами команды проекта Заказчика, участвующими в приемке.

· Проведение совещаний, посвященных разрешению спорных вопросов /проблем, до начала Завершения этапа.

· Проведение в ходе Контроля этапа одного или более аудитов качества, удостоверяющих достоверность регистрируемой информации.

· Информирование Спонсора проекта о состоянии работ на этапе; выявление, обсуждение и решение каких -либо вновь появившихся у Заказчика проблем.

Технология работы.

В этом разделе обсуждается технология проведения работ при Завершении этапа. Раздел включает ряд полезных советов и комментариев по каждому из процессов.

Контроль и отчетность.

Центральное место в данном процессе при Завершении этапа – закрытие этапа проекта путем получения утверждения Заказчиком результатов этапа. Используемые методы – переговоры и консультации. Используемый шаблон – «Приемка результатов ». Наилучший способ подготовки к приемке - это использование шаблона «Обзор качества » для идентификации и разрешения вопросов, возникающих у Заказчика по поводу результатов, представленных для приемки. Для небольших проектов наиболее эффективно завершить все ключевые результаты этапа в одно время и «собрать » их в одном месте. Самый подходящий для этого путь – подготовить Отчет об окончании этапа с описанием ключевых результатов этапа. Этот документ, хорошо проработанный и хорошо оформленный, должен стать достойным завершением этапа. Отчет об окончании этапа включает:

· основная часть: стандартный титульный лист, резюме по управлению, соответствующее конкретному этапу содержание (видение, решения, рекомендации и т.д.);

· приложения: копии ключевых документов, подготовленных на этапе.

Управление ресурсами.

При высвобождении персонала и физических ресурсов предполагается, что для последующего этапа уже существуют План по персоналу и организационный план, а также План по физическим ресурсам. Нормальной является ситуация, когда планирование следующего этапа завершается до выполнения данной задачи, а окончательные оценки работы персонала и «выходные » интервью проводятся до того, как персонал будет освобожден из данного проекта и приступит к своей повседневной деятельности.

Управление качеством.

Отчет по качеству предоставляет возможность продемонстрировать Заказчику полноту и завершенность мероприятий по контролю качества в течение этапа. Задача Оценка качества может быть выполнена либо кем-то из персонала проекта, либо внешним консультантом по качеству.

Управление конфигурацией.

Релиз об окончании этапа может быть использован как составная часть (или вместо ) Отчета об окончании этапа, обсуждавшегося выше. Этот Релиз включает все ключевые результаты этапа и представляется Заказчику в согласованном обеими сторонами виде.

Оценки трудоемкости.

В таблице 20 приводится распределение усилий для каждой задачи. При выполнении задач управления принимают участие следующие роли: Менеджер проекта со стороны Заказчика, Менеджер по конфигурации, Администратор проекта, Координатор проекта, Менеджер проекта, Спонсор проекта, Персонал проекта, Аудитор качества. Как мы видим из таблицы, основная нагрузка на фазе завершения этапа ложится на администратора и менеджера проекта.

Таблица 20.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 91011 12 13 14 Следующая ⇒