Мониторинг состояния и отчетность.

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 18Следующая ⇒

В рамках подпроцесса Мониторинг состояния и отчетность ведется контроль за состоянием проекта. Отчеты о состоянии проекта подготавливаются в рамках каждого из процессов PJM. Например, в рамках процесса Управление работами отслеживаются изменения, связанные с информацией о фактических затратах и о текущем состоянии индивидуальных задач. Подпроцесс Мониторинг состояния и отчетность объединяет данные по каждому из процессов в общий отчет(ы). Периодичность составления отчетов (ежедневно, еженедельно и т.д.), их формат, порядок рассылки согласовываются с Заказчиком и документально закрепляются в Плане качества. В Плане качества должны быть определены различные уровни отчетности о состоянии проекта. Каждый уровень имеет свой уровень детализации и различные акценты. Примерами распределения по уровням могут служить: команда проекта Исполнителя, команда проекта Заказчика, Спонсор проекта, Бизнес-менеджер исполнителя, Наблюдательный совет и др.

Контроль Рабочего плана.

В рамках данного подпроцесса на регулярной основе производится оценка состояния проекта относительно запланированного в Рабочем плане, предпринимаются корректирующие действия, подготавливается отчетность для Заказчика и Исполнителя.

Контроль Финансового плана.

В рамках данного подпроцесса контролируется исполнение Финансового плана проекта и подготавливается информация о финансовом состоянии для отчета перед Заказчиком и Исполнителем.

Контроль персонала.

В рамках данного подпроцесса рассматриваются вопросы, связанные с управлением персоналом в течение проекта.

Контроль физических ресурсов.

По ходу выполнения проекта будет требоваться внесение изменений и дополнений в инфраструктуру проекта. В рамках данного подпроцесса все эти корректировки будут фиксироваться и рассматриваться с точки зрения технических ресурсов, сервисного обслуживания и т.д.

Обзор качества.

В рамках этого подпроцесса проводится анализ получаемых результатов на предмет соответствия стандартам и удовлетворения потребностей проекта (непротиворечивость, полнота, точность ). В соответствии с Планом качества Обзоры качества подготавливаются регулярно в ходе проекта вместе с соответствующими Комментариями к обзору. Обзоры качества могут готовиться как с участием Заказчика, так и целиком усилиями Исполнителя (это зависит от степени доверия и готовности к взаимодействию).

Аудит качества.

В рамках данного подпроцесса проводится аудит проекта с целью оценить, насколько ход выполнения проекта соответствует планам проекта, а также установленным стандартам и процедурам. Целью подпроцесса является подтверждение того факта, что установленные процедуры существуют, что им следуют, что они соответствуют проекту. Аудит проекта проводится в соответствии с Планом качества (заполняются Отчет по аудиту и форма Проведение аудита).

Система качества.

В рамках данного подпроцесса собираются показатели по затратам, времени и качеству в проекте в целях контроля и совершенствования как хода самого проекта, так и процесса управления проектом. Примерами специфических показателей могут служить: количество. проблем, обнаруженных на каждом из уровней тестирования, перечень открытых и закрытых рисков и спорных вопросов за какой-то определенный промежуток времени. Как минимум, должно отслеживаться несоответствие между оценкой времени, которое планируется потратить на выполнение той или иной задачи, и реальным затраченным временем (данные о несоответствии затем могут быть переданы для размышления тем, кто эти оценки выполнял).

Контроль документов.

Данный подпроцесс предусматривает создание и ведение документов по проекту. Документы используются для хранения различной информации, связанной с проектом. Целью данного подпроцесса является обеспечение гарантии того, что:

· документы доступны для ознакомления и защищены от несанкционированного доступа;

· ведение формальных документов строго контролируется;

· получатели документов осведомлены о статусе документов;

· прежде чем будет произведен выпуск документов, они проходят необходимую процедуру обзора и утверждения.

Контроль конфигурации.

Данный подпроцесс предназначен для динамического управления конфигурациями. В ходе выполнения проекта должна быть предусмотрена возможность модификации элементов конфигурации, например, в связи с созданием новых результатов по проекту или реализацией каких-либо внесенных в проект изменений. Создание нового результата по проекту, как правило, означает создание нового элемента конфигурации. Внесение изменений в элемент конфигурации влечет за собой создание новой версии данного элемента. В какой степени будет осуществляться контроль за изменениями в элементе конфигурации, зависит от состояния этого элемента. “Продвижение ” элемента конфигурации отражает его возрастающую роль и значимость и, следовательно, требует более строгого контроля за изменениями данного элемента. По ходу выполнения проекта может оказаться необходимым зафиксировать состояние конфигурации в какой-либо момент времени путем создания именованной версии для каждого элемента в конфигурации. Как только такой базовый набор создается, он логически “замораживается ”, т.е. версии элементов конфигурации в этом наборе остаются неизменными.

Управление релизами.

В рамках данного подпроцесса готовятся релизы и обеспечивается их доставка в определенное месторасположение или Заказчику.

Релизы представляют в разнообразных формах и форматах такие элементы из Репозитария УК, как документация, исходный код, исполняемые модули и файлы с данными. Релизы могут быть получены из репозитария УК тогда, когда это необходимо для внутренних потребностей проекта или по требованию Заказчика. Для релизов, имеющих сложную структуру или требующих повторяющегося выполнения, процедура их подготовки должна быть задокументирована. Если процедура создания релизов сложна и может быть автоматизирована, следует рассмотреть какие -либо инструментальные средства для поддержки этой процедуры.

Кроме того, следует рассмотреть автоматическую поддержку релизов в случае, если:

· рассылка производится одновременно во многие места;

· релизы выпускаются часто;

· установка релизов сложна.

Выпуск релиза для Заказчика должен быть подтвержден в Справке о релизе. Запись в справке не означает приемку релиза Заказчиком, это означает подтверждение факта получения релиза.

Учет состояния конфигурации.

В рамках данного подпроцесса отслеживается состояние элементов конфигураций и конфигураций в целом. Цель подпроцесса Учет состояния конфигурации – предоставлять актуальную информацию о состоянии всех элементов конфигурации из Репозитария УК. Такая информация включает:

· описание каждого элемента конфигурации;

· описание конфигурации, которую представляет каждый из базовых наборов;

· момент времени, в который была зафиксирован каждый из базовых наборов;

· для каждого базового набора - история конфигурации (версия и изменения);

· состояние и элемент конфигурации, влияющие на каждое изменение конфигурации;

· причина изменения элемента конфигурации.

Несмотря на то, что информация о состоянии обычно подготавливается для обзоров по управлению, эта информация должна быть легко доступна также и всему персоналу проекта.

Для этого используются стандартные отчеты, подготавливаемые при помощи инструментальных средств автоматизации Репозитария УК.

Управление рисками.

Среди наиболее вероятных областей риска при Контроле этапа можно отметить следующие:

· Изменения не управляются, в результате происходит “сползание ” области применения.

· Влияние спорных вопросов, изменений и проблем оценивается неадекватно.

· Обзоры о состоянии проводятся поверхностно и нерегулярно.

· Стратегии по сдерживанию риска не исследуются на предмет их эффективности.

· Управление проектом не активно разрешает спорные вопросы.

· Получение результатов не контролируется.

· Не проводятся обзоры качества ключевых результатов.

Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

· Использование процедуры Контроль изменений; передача изменений, влияющих на проект введение Спонсора проекта.

· Убедиться, что оценки последствий подготовлены и произведен их обзор.

· Настойчиво добиваться проведения в полном объеме регулярных обзоров проекта.

· Постоянно проводить обзоры рисков с представителями проекта с обеих сторон.

· Регулярно проводить совещания по неурегулированным спорным вопросам в проекте. Вести список спорных вопросов «горячая десятка » – с целью установления прозрачности для наиболее критичных спорных вопросов.

· Вести Репозитарий УК и использовать процедуры Управления конфигурацией.

· Составить план обзоров качества для всех ключевых результатов и обучить персонал эффективно проводить такие обзоры.

Технология работы.

В этом разделе обсуждается технология проведения работ при Контроле этапа. Раздел включает ряд полезных советов и комментариев по каждому из процессов.

Контроль и отчетность.

Управление подпроцессами в рамках данного процесса заключается в поддержании партнерских отношений со всеми участниками проекта, а также контроле за тем, чтобы проект. двигался в нужном направлении. Основными используемыми методами являются твердое руководство, взаимодействие, управление конфликтами, анализ, разрешение проблем. Наиболее критичным подпроцессом в рамках Контроля этапа является Мониторинг и отчетность состояния проекта.При соответствующей постановке дел циклический характер регулярных отчетов и обзоров о состоянии проекта может обеспечить хорошую основу для управления ходом проекта. В этих обзорах предоставляется большой объем количественной и качественной информации, при помощи которой можно обнаружить и зафиксировать проблемы до того, как они выйдут из-под контроля. Рекомендуемые типы обзоров приведены ниже.

Внимание: Следует различать обзоры состояния управления проектом и технические обзоры проекта.

Обзоры состояния команды.

Обзоры данного типа проводятся еженедельно с целью оценки деятельности команды и составления планов на предстоящие неделю (недели). В эти обзоры включается также обсуждение каких-либо спорных вопросов и проблем. При подготовке обзоров используется информация из отчетов о работе персонала; на основании этой информации вносятся изменения в рабочие планы. За подготовку обзоров отвечает Менеджер проекта.

Обзоры состояния проекта.

Обзоры данного типа проводятся, как правило, ежемесячно в соответствии с отчетным финансовым месяцем. Отчет, в котором обобщается информация по состоянию проекта, проблемам, рискам, спорным вопросам, любым предлагаемым изменениям, предоставляется Менеджером проекта, как Заказчику, так и Исполнителю. Отправной точкой для проведения совещания является анализ текущего состояния проекта, подготавливаемый Менеджером проекта.

Совещание Наблюдательного совета.

На совещаниях Наблюдательного совета (периодичность проведения совещаний определяется, как правило, Спонсором проекта) обсуждаются обзоры о состоянии проекта и спорные вопросы бизнеса, имеющие отношение к проекту. Проект на данных совещаниях представляют Менеджеры проекта, а также Бизнес -менеджер.

Предупреждение: Никогда не надо настаивать на изменениях в оценках или в выборе направления непосредственно в ходе совещания. Лучше тщательно обдумать эти вопросы, проверить факты, взвесить варианты перед тем, как вынести подобные решения. Успех проекта во многом зависит от уровня взаимодействия между членами команды проекта.

Налаживание и поддержка взаимодействия должны быть предметом постоянной заботы и приложения усилий. Никакие формальные отчеты не могут заменить неформального общения членов команды проекта друг с другом. Такое общение может дать неоценимую информацию о личных и профессиональных качествах членов команды, помочь разрешить различного рода проблемы.

Управление работами.

Подпроцессы Контроль Рабочего плана и Контроль Финансового плана обычно ведутся синхронно с подпроцессом Мониторинг и отчетность состояния проекта. Применяемая в данном процессе технология представляет собой комбинацию тех методов, которые использовались при планировании этапа, плюс измерение показателей выполнения и анализ расхождений.

Контроль Рабочего плана производится итерационно, посредством регулярных циклов, результатом которых является сопоставление плановых и фактических данных. Затем, если в этом есть необходимость, проводится перепланирование с целью приведения в соответствие плана с действительностью, и назначаются корректирующие действия для того, чтобы дальнейшее исполнение проекта проводилось в соответствии с Рабочим планом.

Предупреждение: Нужно постараться избежать следующих ловушек при Контроле Рабочего плана:

– увлечение перепланированием, попытка сделать «совершенный » Рабочий план;

– Рабочий план противоречит тому, как происходит контроль проекта;

– Рабочий план слишком общий или излишне подробный;

– наличие задач управления на критическом пути.

Хорошо организованный Контроль Рабочего плана начинается с самого Рабочего плана, согласно которому члены команды проекта могут точно планировать свою загрузку. Каждый член команды проекта раз в неделю должен представить отчет о затраченном времени (или в специальной форме, или при помощи какого -либо средства планирования).

Совет: Для удобства информацию о затраченном времени лучше заносить не сразу в один день, а по мере того, как она поступает.

Управление ресурсами.

Цель управления персоналом и инфраструктурой при Контроле этапа заключается в том, чтобы организовать как можно более эффективную реализацию задач проекта. Большинство используемых методик касается работы с персоналом проекта. В дополнение к методам, используемым при планировании, добавляются методики, которые связаны с такими аспектами как управление выполнением, построение команды, проблемы мотивации, лидерства и управления конфликтами.

Необходимо провести ревизию Рабочего плана на предмет определения потребностей в физических ресурсах на конкретном этапе. Так как по ходу проекта информация обобщается и детализируется, то можно более определенно идентифицировать потребности в критических ресурсах. В первую очередь, это относится к задачам, ресурсы для которых предоставляет Заказчик или поставщики. Действовать нужно решительно и оперативно, чтобы проблемы с физическими ресурсами (их нехватка или отсутствие) не явились причиной не завершения задачи в срок.

Предупреждение: Нужно определить, кто будет нести ответственность за ресурсы. Необходимо, чтобы он /она реально представляли потребности в ресурсах и были в состоянии обеспечить необходимые услуги и продукты (учитывая возможность столкновения с бюрократическими проволочками, обладая при этом упорством и навыками умелого ведения переговоров). Надо иметь в виду, что те методы, которые используются при работе с персоналом проекта, оказывают значительное воздействие на проект, а также влияют на профессиональное развитие персонала. Для разъяснения целей проекта роли и ответственности членов команды следует представить в документальном виде, и, по возможности, интегрировать в общую систему управления. Регулярно проводимые обзоры работы персонала позволяют не упускать из поля зрения персонала цели проекта, а также обеспечивают обратную связь членов команды с управлением.

Управление качеством.

Подпроцесс Управления качеством в рамках Контроля этапа тщательно координируется с исполняемыми задачами. Методы, используемые при Контроле этапа для обеспечения качества продукта, включают сквозной контроль, инспекции, технические обзоры, тестирование и обзоры результатов. К процессам обеспечения качества относят аудит, анализ, измерение показателей качества. В той или иной форме измеримые показатели качества должны присутствовать в каждой задаче. Для всех результатов ОМ существуют свои критерии качества. В целях обеспечения прозрачности и акцентирования внимания на ключевых результатах этапа планируется проведение обзоров качества.

Предупреждение: План качества должен соблюдаться на всех уровнях, даже если проект имеет достаточно плотный график. Стоит один раз «срезать углы », и последствия могут быть непредсказуемыми. Поэтому «компромиссов » в этом вопросе следует избегать. Также важно, чтобы уровень мер по обеспечению качества, который фиксируется в Плане качества, соответствовал уровню проекта. Для каждой из мер по обеспечению качества должна быть предусмотрена оценка применения данной меры (положительная или отрицательная ). В любом случае, такая обратная связь должна быть конструктивной и информативной, а не простой констатацией наличия проблем. Желательно, чтобы были представлены предложения, подходы и методы для улучшения процесса управления качеством. План качества оказывается конструктивным, только если меры по обеспечению качества применяются для конкретных результатов данного проекта.

Управление конфигурацией.

Подпроцессы Управления конфигурацией используются для того, чтобы обеспечить сохранность базовых результатов предыдущего этапа и результатов текущего этапа.

Управление конфигурацией является элементом системы управления проектом, так как в нем реализуется стратегия, предназначенная для защиты создаваемых продуктов. В ИТ - проектах на стоимость ПО обычно падает значительная доля из общей стоимости проекта. В связи с этим важную роль для менеджеров проекта играет Управление конфигурацией ПО (SCM), позволяющее обеспечить прозрачность и контроль создаваемого ПО. Средства SCM защищают не только результаты от внесения нежелательных изменений. Иногда стандарты и процедуры SCM защищают членов проектной команды от их самих! Часто разработчики ПО грешат тем, что предлагают «еще одно маленькое изменение », не задумываясь обо всех последствиях такого изменения. Использование SCM позволяет систематизировать и дисциплинировать координацию при разработке ПО.

Оценки трудоемкости.

В нижеследующей таблице приводится распределение усилий для каждой задачи. При выполнении задач управления принимают участие следующие роли: Менеджер проекта со. стороны Заказчика, Менеджер по конфигурации, Бизнес-менеджер Исполнителя,

Администратор проекта, Координатор проекта, Менеджер проекта, Спонсор проекта, Персонал проекта, Аудитор качества, Менеджер по качеству, Рецензент. Как мы видим из таблицы, основная нагрузка на этапе контроля проекта ложится на администратора проекта, координатора, менеджера проекта, персонала проекта и менеджера проекта со стороны Заказчика (* - время не оценивается).

Таблица 15.

Оценка трудоемкости (%)

Ид-р	Задача	Усилия	Менеджер по подготовке предложения	Менеджер проекта со стороны Заказчика	Менеджер по конфигурации	Бизнес-менеджер Исполнителя	Администратор проекта	Координатор проекта	Менеджер проекта
%
Контроль и отчетность33.5%
CR.040	Управление рисками	6.8%		*		*
CR.050	Управление проблемами	3.0%		*
CR.060	Контроль изменений	6.8%		*		*	20		30
CR.070	Мониторинг состояния и отчетность	16.9%		*		*	40		50
Управление работами 32.6%
WM.040	Контроль рабочего плана	30.5%		*
WM.050	Разработать рабочий план	2.1%		*
Управление ресурсами 7.3%
RM.060	Контроль персонала	6.8%
RM.070	Контроль физических ресурсов	0.6%		*
Управление качеством 8.8%
QM.020	Обзор качества	5.1%							10
QM.030	Аудит качества	1.9%							10
QM.040	Система качества	1.9%							10
Управление конфигурацией17.8%
СM.020	Контроль документов	2.7%		*	20		70		10
СM.030	Контроль конфигурации	6.8%		*	80				20
СM.040	Управление релизами	6.8%		*	90				10
СM.050	Учет состояния конфигурации	1.5%		*	40		40		20

Ниже приводится схема диаграммы Гантта для задач, относящихся к Контролю этапа.

Рис. 19. График реализации стадии контроля этапа=1неделя

Подпроцессы Контроля этапа на 100% перекрывают друг друга и длятся в течение всего этапа исполнения. Эти подпроцессы выполняются непрерывно, на циклической основе и тогда, когда в этом есть необходимость, поэтому включать конкретные подпроцессы в Рабочий план проекта в общем случае необходимости нет. Единственной задачей Контроля этапа, которая может быть включена в Рабочий план, это задача, связанная с назначением ресурсов. В дополнение, в случае необходимости, могут быть добавлены такие ключевые события как совещания Комитета по управлению, аудиты проекта или обзоры для Заказчика.

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8910 11 12 13 Следующая ⇒