Вопрос 1. Обзор основных положений.

Рис. 13. Категория Планирование этапа

Целями Планирования этапа являются:

· Внесение корректировок в область применения проекта, которые отражали бы изменения в области применения, согласованные сторонами на предшествующем этапе;

· Разработка подробного Рабочего плана реализации этапа;

· Получение подтверждения от Заказчика выделения требуемых ресурсов и выполнения необходимых обязательств;

· Определение изменений в инфраструктуре, которые нужно произвести для поддержки реализации этапа;

· Обеспечение необходимых ресурсов для реализации этапа.

Критические факторы успеха.

Критическими факторами успеха при проведении Планирования этапа являются:

· Изменения в области определения в полном объеме рассмотрены и учтены в планах на этап;

· Выявлены новые риски, определены ограничения и меры по сдерживанию рисков;

· Стандарты и процедуры, необходимые для реализации этапа и получения качественных результатов, должны быть ясно и четко разъяснены персоналу;

· Вовремя установленная инфраструктура;

· И Исполнитель, и Заказчик обеспечивают непрерывность в использовании ключевого персонала;

· Каждый член команды проекта осознает свою роль в выполнении Рабочего плана и получении необходимых результатов.

Обзорная диаграмма.

На диаграмме, представленной на рис. 14 для Планирования этапа указывается исходная информация, процессы и ключевые результаты.

Рис. 14. Обзорная диаграмма Планирование этапа

Исходная информация.

Приведенная ниже информация является исходной для Планирования проекта, т.е. для того, чтобы ею пользоваться, она должна существовать до начала выполнения работ по второму и каждому последующему этапу проекта.

Таблица 7.

Исходная информация	Источник
Область применения, цели и подход	Контроль и отчетность
План качества	Контроль и отчетность
Утвержденные изменения области применения	Контроль и отчетность
Оценка рисков	Контроль и отчетность
Стратегии, стандарты и процедуры процесса Контроль и отчетность	Контроль и отчетность
Рабочий план	Управление работами
Финансовый план	Управление работами
Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление работами	Управление работами
План по персоналу и организационный план	Управление ресурсами
Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление ресурсами	Управление ресурсами
Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление качеством	Управление качеством
Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление конфигурацией	Управление конфигурацией

Процессы.

Ниже в таблице приводится описание процессов, которые задействованы в Планировании этапа.

Таблица 8.

Процесс	Описание
Контроль и отчетность	Подтверждение совместно с Заказчиком области применения проекта и корректировка планов управления.
Управление работами	Подготовка подробного плана работ по этапу и корректировка Финансового плана.
Управление ресурсами	Обучение персонала, занятого в реализации этапа, проведение организационной подготовки этапа, внесение необходимых изменений в инфраструктуру.
Управление качеством	Подготовка планов проведение аудитов и обзоров качества на этапе.
Управление конфигурацией	Подготовка подробного плана задания конфигурации и определение среды УК для этапа.

Ключевые результаты.

Ниже в таблице приводится описание ключевых результатов Планирования этапа.

Результат	Описание
План качества	Провести ревизию описания способа управления и завершения этапа
Рабочий план	Предоставить подробный рабочий план для задач контроля этапа и скорректировать прогнозы для оставшихся этапов проекта
Организационная подготовка	Организовать и обучить участников проекта для выполнения этапа (с назначением ролей и ответственности)

Вопрос 2. Подход.

В этом разделе приводится описание подхода, который используется при Планировании этапа

Задачи и результаты.

В нижеследующей таблице приводится перечень задач и результатов Планирования этапа.

Таблица 9.

Ид-р задачи	Задача	Результат
Контроль и отчетность
CR.010	Сверить область применения, цели и подход	Область применения, цели и подход
CR.020	Сверить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса Контроль и отчетность
CR.030	Сверить планы управления	План качества
Управление работами
WM.010	Сверить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление работами
WM.020	Сверить Рабочий план	Рабочий план
WM.030	Сверить Финансовый план	Финансовый план
Управление ресурсами
RM.010	Сверить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление ресурсами
RM.020	Сверить план по персоналу и организационный план	План по персоналу и организационный план
RM.030	Сверить организационную подготовку	Организационная подготовка
RM.040	Сверить план по физическим ресурсам	План по физическим ресурсам
RM.050	Сверить инфраструктуру	Подготовка инфраструктуры
Управление качеством
QM.010	Сверить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление качеством
Управление конфигурацией
СM.010	Сверить стратегии, стандарты и процедуры	Стратегии, стандарты и процедуры процесса Управление конфигурацией

Зависимости между задачами.

На рис. 15.продемонстрированы зависимости между задачами при Планировании этапа.

Рис. 15. Зависимость между задачами при Планировании этапа

Управление рисками.

Среди наиболее вероятных областей риска при Планировании этапа можно отметить следующие:

· Область применения проекта корректируется без соответствующего управления изменениями.

· Выделенные время и ресурсы не достаточны для того, чтобы обеспечить этап нужным персоналом и обучить персонал, занятый на этапе.

· Выполнение графика проекта требует ресурсов персонала, ранее не планировавшихся для использования в проекте.

· Физические ресурсы, необходимые на этапе, не предоставляются вовремя для поддержки реализации задач этапа.

· Оценка рисков проекта не корректируется до ревизии (сверки) планов проекта на этап.

· Процедуры приемки результатов этапа не согласованы с Заказчиком.

Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

· Надо убедиться, что основные положения и результаты предыдущего этапа внесены в документ Область применения, цели и подход. Обеспечить утверждение запросов на изменения в области применения до завершения ревизии Рабочего и Финансового плана.

· Нужно как можно раньше, в ходе предшествующего этапа, установить состав критичного для данного этапа персонала, определить потребности в обучении и затем согласовать эти вопросы с управлением Исполнителя. Нужно назначить представителя персонала поддержки управления проекта ответственным за задачу проведения ревизии Организационного плана и Плана по персоналу.

· Бизнес-менеджеры Исполнителя, обеспечивающие этап необходимым персоналом, должны предоставить поименный утвержденный список.

· Элементы конфигурации, требующие длительного времени ввода, должны быть идентифицированы и заказаны заранее. Новое программно-аппаратное обеспечение должно быть протестировано.

· Провести оценку рисков с управленческим персоналом Заказчика и Исполнителя, внести в Рабочий и Финансовый планы меры по сдерживанию рисков.

· Провести совместно с Заказчиком анализ планируемых проектных результатов, а также провести ревизию Плана качества на предмет организации приемки результатов проекта.

Технология работы.

В этом разделе обсуждается технология проведения работ при Планировании этапа. Раздел включает ряд полезных советов и комментариев по каждому из процессов.

Контроль и отчетность.

При реализации данного процесса в ходе Планирования этапа акцент должен быть сделан на подтверждение бизнес-требований, на рассмотрение ожиданий, связанных с наступающим этапом, а также на внесение коррективов в ранее сделанные предположения и допущения. Работая с Менеджером проекта со стороны Заказчика, необходимо выполнить комплект тех же задач, что и при Планировании проекта, но с учетом новых наработок. Используемые в данном процессе методы – это оценка риска, переговоры и презентации.

В начале каждого этапа Менеджеры проекта (с обеих сторон) анализируют задачи этапа и методы их решения с целью установить, насколько полно и точно они будут отражать ожидания Заказчика. В этот момент Заказчик имеет возможность повлиять на выбор той или иной методики, внести изменения в подход и план проекта.

На совещании по запуску этапа необходимо презентовать планы на этап и сверить цели проекта с представителями Заказчика. Но нужно проявлять определенную гибкость, учитывая, что текущий этап еще не завершен. К примеру, если существуют разногласия, касающиеся приемки результатов текущего этапа, то имеет смысл не проводить совещание до тех пор, пока эти разногласия не будут урегулированы. Основная цель совещания – указать стратегическую направленность предстоящего этапа. Кроме того, для всей команды проекта также необходимо провести обзорную презентацию, в ходе которой персонал должен получить инструкции о том, как выполнять задачи этапа и получать необходимые результаты. Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание на этих презентациях:

· обзор процессов этапа;

· задачи и их выполнение;

· методы решения задач и получения результатов;

· способы контроля и взаимодействия;

· важные события;

· промежуточные результаты;

· изменения в графике и распределении ресурсов.

Управление работами.

Как следует из табл. 10 (распределение усилий по задачам) деятельность по планированию работ является центральным звеном Планирования этапа. В ходе Планирования этапа подготавливается детальный Рабочий план выполнения этапа (при этом не следует упускать из вида план проекта в целом). Этот Рабочий план, по сути, представляет собой модификацию существующего Рабочего плана и служит основой для контроля, отслеживания и подготовки отчетности о состоянии проекта.

Со стороны, как Заказчика, так и Исполнителя должны быть ясное понимание и одобрение планов по данному процессу. Рабочий план должен продемонстрировать тщательность планирования и подготовки, а также обеспечить соответствие документу Область применения, цели и подход. Очевидно, что Заказчик также будет нести ответственность за ресурсы или задачи из Рабочего плана, поэтому одобрение Рабочего плана будет означать подтверждение со стороны Заказчика готовности их выполнять. Основные способы, используемые данным процессом при Планировании этапа, это планирование ресурсов и составление графиков.

Предупреждение: Следует избегать чрезмерной детализации Рабочих планов. Если на корректировку и рассылку планов затрачивается более 25% времени, то это означает, что план перегружен деталями, которые никто не сможет понять. При составлении графиков выполнения задач необходимо учитывать загруженность персонала. С этой целью следует пересмотреть План по персоналу (с учетом ожидаемой или фактической загруженности персонала ). Для составления календарных планов можно использовать комбинацию двух способов: зафиксировав начальные и конечные даты или же продолжительность задач.

Внимание: Следует убедиться, что включенные в Рабочий план этапа меры по сдерживанию рисков отвечают стратегии сдерживания рисков, изложенной в процессе Контроль и отчетность.

Управление ресурсами.

В ходе процесса Управление ресурсами при Планировании этапа акцент делается на подготовке квалифицированных членов команды проекта для выполнения задач этапа. Кроме того, могут вноситься коррективы в инфраструктуру проекта, связанные с требованиями, предъявляемыми к персоналу и задачам данного этапа. Однако все же основное внимание в процессе Управление ресурсами уделяется планированию и распределению ресурсов персонала (для разных этапов требуется персонал различной квалификации, кого-то из сотрудников надо привлекать к проекту, кого-то освобождать и т.д.). Основные методы планирования, которые используются в этом процессе - организационное планирование, оценка навыков, набор персонала и переговоры. План по персоналу готовится на базе Требований к ресурсам (из Управления работами). Исходя из этих требований, и строится организация проекта на наступающем этапе. При этом учитываются такие факторы как взаимодействие Заказчик-Исполнитель, структура команды и др.

Предупреждение: Участие в решении задач Планирования этапа подразумевает полную занятость Менеджеров проекта, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. Если это по каким-то причинам невозможно, то очень важно ясно определить роли и обязанности персонала для обеспечения четкой координации с участниками проекта со стороны Заказчика. По мере возможности при планировании этапа желательно свести к минимуму «миграцию» персонала в течение этапа и соблюсти принцип преемственности (использование одного и того же персонала на различных этапах). Нужно согласовать с Менеджером проекта со стороны Заказчика те позиции, которые занимает персонал Заказчика, и определить его ответственность. Следует обращать внимание на использование тех членов персонала Исполнителя, чья работа особенно была отмечена Заказчиком.

Предупреждение: Заказчик может высказать пожелания относительно участия в проекте того или иного конкретного представителя Исполнителя. Это благоприятная ситуация с той точки зрения, что Заказчик высказывает свое удовлетворение работой Исполнителя и обеспечивает Исполнителю хорошие рекомендации. С другой стороны, если Заказчик связывает успех проекта исключительно с конкретным лицом, то необходимо оказывать противодействие этой ситуации. В идеальном проекте ресурсы персонала (с обеих сторон) должны быть представлены именно в требуемое время и именно с теми навыками, которые необходимы для начинающегося этапа. Однако в действительности часто происходят организационные и временные изменения, поэтому подбор, организация и обучение команды проекта может быть одной из самых значительных проблем проекта, не говоря уже о связанных с этими ситуациями рисках. Должен быть подготовлен План обучения персонала, в котором представлены планы обучения для каждого члена команды проекта. Планы обучения составляются таким образом, чтобы обеспечить в полной мере исполнение членами команды своих ролей. Для небольших проектов план может быть представлен в виде простой таблицы и вставлен в календарный план. Для больших проектов обучение необходимо внести в Рабочий план, чтобы учесть загруженность и доступность ресурсов. После того, как были выявлены потребности в обучении членов команды проекта, существуют два пути: разработать учебные курсы своими силами или воспользоваться готовыми курсами специализированных учебных центров.

Управление качеством.

В ходе Планирования этапа стандарты и процедуры проекта должны быть изменены таким образом, чтобы соответствовать задачам наступающего этапа. Также должно быть распланировано проведение ключевых обзоров и аудитов. Планирование мер по обеспечению качества начинается с определения ключевых результатов и контрольных точек для данного этапа. Для каждого ключевого результата планируются обзоры качества. Дополнительно, обзоры качества проводятся перед контрольными точками, представляющими собой приемку результатов Заказчиком на стадиях исполнения и завершения этапа. Таким образом, можно заранее перед процедурой приемки со стороны Заказчика выявить проблемы и попытаться их решить. В календарный план необходимо включить проведение аудитов качества. Также следует определить задачи, в рамках которых будут измеряться время, стоимость или показатели качества и удостовериться, что процедуры проекта поддерживают этот набор характеристик.

Управление конфигурацией.

В ходе Планирования этапа особый упор делается на планирование среды процесса Управление конфигурацией (УК) с целью поддержки реализации этапа. Среда УК включает аппаратное и программное обеспечение, инструментальные средства, а также стандарты и процедуры проекта, используемые при Управлении конфигурацией. Менеджер по конфигурации анализирует те средства, которые будут использоваться в проекте для получения результатов этапа и устанавливает пути наилучшей интеграции среды УК с ними. По результатам планирования делаются выводы о необходимости внесения изменений в инфраструктуру проекта. Кроме того, Менеджер по конфигурации должен в соответствии с задачами этапа скорректировать стандарты и процедуры процесса УК.

Оценки.

В нижеследующей таблице приводится распределение усилий для каждой задачи. При выполнении задач управления принимают участие следующие роли: Менеджер проекта со. стороны Заказчика, Менеджер по конфигурации, Бизнес-менеджер Исполнителя, Администратор проекта, Координатор проекта, Менеджер проекта, Спонсор проекта, Персонал проекта, Менеджер по качеству. Как мы видим из таблицы, основная нагрузка на фазе планирования этапа ложится на координатора, менеджера проекта и менеджера проекта со стороны Заказчика (* - время не оценивается).

Таблица 10.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒