Задачи и результаты стадии завершения проекта

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 18Следующая ⇒

Ид-р задачи	Задачи	Результаты
Контроль и отчетность
CR.080	Подписать акт приемки	Приемка результатов проекта
Управление ресурсами
RM.080	Оценить работу персонала	Высвобождение персонала
RM.090	Оценить физические ресурсы	Высвобождение физических ресурсов
Управление качеством
QM.050	Произвести оценку качества	Отчет по качеству
Управление конфигурацией
СM.060	Провести аудит ключевых результатов	Аудит базовой версии
СM.070	Завершить Управление конфигурацией	Эксплуатационная готовность УК

Зависимости между задачами.

На рис. 26 продемонстрированы зависимости между задачами при Завершении этапа.

Рис. 26. Зависимость между задачами на стадии Завершения проекта

Описание задач.

Подписать акт приемки.

Выполнение данной задачи означает приемку результатов на основе взаимных договоренностей между Исполнителем и Заказчиком. Приемка результатов означает удовлетворение нужд Заказчика, а, при условии принятия всех результатов, означает успешное завершение проекта в целом.

Оценить работу персонала.

Данная задача описывает, как производится освобождение от своих обязанностей по проекту того персонала, в чьих услугах проект более не нуждается. Освобождение члена команды персонала от обязанностей по проекту - это событие, которое оказывает влияние, как на организационный план проекта, так и на данного конкретного человека и даже на Заказчика. Свои намерения в этом вопросе необходимо выражать достаточно ясно и убедительно, чтобы предотвратить недопонимание и учесть данный опыт для дальнейшей работы.

Оценить физические ресурсы.

Данная задача описывает, как производится высвобождение физических ресурсов, не задействованных более при выполнении проекта.

Произвести оценку качества.

Данная задача предназначена для того, чтобы оценить организацию контроля за качеством в проекте (состояние обзоров, аудитов, тестов, стадии разрешения проблем). Основная цель задачи - дать оценку степени завершенности проекта на текущую дату. Оценка качества проекта может быть выполнена кем-то из состава команды проекта либо внешним консультантом по качеству.

Провести аудит ключевых результатов.

В рамках данного подпроцесса Менеджеру проекта и Заказчику демонстрируется:

· соответствие полученных и планируемых результатов;

· существование адекватного контроля за созданием результатов.

Результаты выполнения данной задачи, как правило, используются Менеджером проекта в процессе Контроль и отчетность при подписании Заказчиком актов по приемке ключевых результатов проекта. Однако данная задача может быть применима к любому ключевому результату или релизу для Заказчика.

Аудит физической конфигурации проверяет позиционирование всех необходимых ключевых результатов в качестве элементов конфигурации.

Аудит функциональной конфигурации должен продемонстрировать возможность отследить соответствие элементов конфигурации предъявляемым требованиям.

Завершить процесс Управление конфигурацией.

Результат выполнения данной задачи - передача ответственности за процесс Управление конфигурацией Заказчику, а также подготовка архива с материалами проекта. Передача от Исполнителя к Заказчику используемых в процессе Управление конфигурацией приложений, методик, инструментальных средств должна носить организованный характер. Объем передаваемых материалов зависит как от характера проекта, так и от самого Заказчика. Заказчик может запросить, к примеру, все материалы из Репозитария УК, или только часть необходимых материалов или последний релиз (с целью дальнейшего самостоятельного ведения процесса Управление конфигурацией). Если же Заказчик не планирует самостоятельно вести этот процесс, то никакой передачи в этом случае может и не потребоваться.

Управление рисками.

Среди наиболее вероятных областей риска при Завершении этапа можно отметить следующие:

· Критерии и процедуры приемки не согласованы с Заказчиком.

· Остаются нерешенными вопросы, касающиеся качества, полноты и правильности результатов проекта.

· Неопределенность в организации Заказчика в отношении лиц, ответственных за приемку и утверждение результатов.

Для смягчения этих рисков можно использовать следующие пути:

· Использование при Планировании проекта документов План качества и Область применения, цели и подход для согласования процедур приемки результатов.

· Подтверждение этих процедур при планировании заключительного этапа.

· Энергичное решение спорных вопросов и проблем при финальном тестировании поставляемых решений.

· Совместное обсуждение Бизнес-менеджера Исполнителя и Спонсора проекта в ходе подготовки приемки вопросов об ответственности Заказчика за проведение приемки

Технология работы.

В этом разделе обсуждается технология проведения работ при Завершении проекта. Раздел включает ряд полезных советов и комментариев по каждому из процессов.

Контроль и отчетность.

Данный процесс управляет закрытием проекта (с административной точки зрения и с точки зрения договорных обязательств) как со стороны Исполнителя, так и Заказчика. Наиболее полезными методами работы здесь являются взаимодействие, переговоры и разрешение конфликтов. Общий подход, рекомендуемый для Завершения проекта, состоит в том, чтобы переложить на Заказчика ответственность за проведение ряда задач по приемке, например, задач по тестированию. Во время выполнения Завершения проекта при проведении приемки не надо забывать об управлении изменениями, спорными вопросами и проблемами. Возникающие в самый последний момент спорные вопросы и проблемы могут носить достаточно общий характер, но в то же время следует иметь в виду, что остается очень мало времени для внесения изменений в результаты. Спонсор проекта и Менеджер проекта должны здесь играть основную роль и контролировать появление новых замечаний со стороны Заказчика. При завершении проекта основное внимание, как правило, сосредотачивается на вопросах, связанных с завершением договорных обязательств и с высвобождением ресурсов. Однако не стоит забывать, что каждый новый проект расширяет возможности практической деятельности Исполнителя и позволяет использовать накопленный опыт в будущих проектах (c этой целью подготавливается Отчет об окончании проекта с описанием результатов проекта).

Управление ресурсами.

Необходима тесная координация с Бизнес - менеджером Исполнителя относительно ресурсов, потребность в которых остается и после закрытия проекта. Могут быть не полностью решены вопросы, связанные с поддержкой и сопровождением, которые потребуют отвлечения части персонала. Как только постпроектные обязательства будут определены, персонал может быть перераспределен. По ходу проекта часто возникают ситуации, когда физические ресурсы теряются или в рамках проектной инфраструктуры находятся в совместном использовании с Заказчиком. Если регистрационные записи об используемых ресурсах велись аккуратно, то нетрудно рассортировать оборудование, лицензии и материалы, которые остаются у Заказчика и которые остаются у Исполнителя. В ином случае, возможны договорные разногласия с Заказчиком.

Управление качеством.

В данной точке проекта проводившиеся на предыдущих этапах приемки должны быть точно выверены с точки зрения качества. Окончательный вариант Отчета по качеству может быть полезен в процессе приемки результатов проекта, а также спорных вопросов, связанных с обеспечением качества проектных решений.

Управление конфигурацией.

Передача Заказчику результатов процесса Управление конфигурацией должна быть скоординирована с передачей других результатов проекта, связанных с разработкой, сопровождением и тестированием. Объем передаваемых данных зависит от проекта и в общем случае должен оговариваться заранее (желательно в договоре ). Кроме того, процесс Управление конфигурацией несет ответственность за передачу архивных копий результатов проекта Исполнителю в соответствии с принятыми у Исполнителя процедурами. В связи с этим, необходимо ответить на следующие вопросы:

· Можно ли удалять полученные результаты? Указание на возможность удаления должно содержаться в договоре. Кроме того, если даже у Исполнителя имеются законные основания для таких действий, то все равно следует уведомить Заказчика о своих намерениях.

· Обладает ли Заказчик юридическим правом использовать свое имя в материалах проекта?

· Требуется ли для того, чтобы применить на практике полученные результаты, какая–либо дополнительная информация? Если да, то необходимо подготовить соответствующее «предисловие » к использованию результатов.

Внимание: Необходимо серьезно отнестись к юридическим моментам. Заказчик может обладать конфиденциальной информацией, опубликование которой может повредить его положению на рынке. Исполнитель должен взять обязательства по защите информации о своих Заказчиках. Раскрытие информации о Заказчике относится к категории юридического и финансового риска.

Оценки трудоемкости.

В таблице 26 приводится распределение усилий для каждой задачи. При выполнении задач управления принимают участие следующие роли: Менеджер проекта со стороны Заказчика, Менеджер по конфигурации, Администратор проекта, Координатор проекта, Менеджер проекта, Спонсор проекта, Персонал проекта, Аудитор качества. Как видим из таблицы, основная нагрузка на этапе планирования проекта ложится на координатора, менеджера проекта и менеджера по конфигурации.

Таблица 26.

Оценка трудоемкости(%)

Ид-р	Задача	Усилия	Менеджер по подготовке предложения	Менеджер проекта со стороны Заказчика	Менеджер по конфигу-рации	Бизнес-менеджер Исполнителя	Админи-стратор проекта	Координатор проекта	Менеджер проекта	Спонсор проекта	Персонал проекта
%
Контроль и отчетность 12.8%
CR.080	Подписать акт приемки	12.8%		*						*
Управление ресурсами 25.5%
RM.080	Оценить работу персонала	17.0%		*
RM.090	Оценить физические ресурсы	8.5%
Управление качеством 17.0%
QM.050	Произвести оценку качества	17.0%							5
Управление конфигурацией 44.7%
СM.060	Провести аудит ключевых результатов	14.9%			60		25		15
СM.070	Завершить процесс Управление конф.	29.8%		*	80				20

График проекта.

Задачи стадии Завершения проекта выполняются по окончании заключительного этапа проекта. Завершение заключительного этапа включается в область применения задач Завершения проекта.

Рис. 27. Завершение этапа в жизненном цикле проекта

Ниже приводится схема диаграммы Гантта для задач, относящихся к Завершению проекта. Закрашенными прямоугольниками обозначаются задачи, образующие критический путь стадии Завершения проекта.

Рис. 28. График реализации фазы Завершение проекта (масштаб = 1 неделя)

Параллельное исполнение ряда задач позволяет сжать график Завершения проекта. В таблице ниже показано, как эти задачи перекрываются друг с другом.

Таблица 27.

Ид-р задачи	Задача	Ид-р задачи	Задача	Пере-крытие
Управление ресурсами
RM.080	Оценить работу персонала	RM.090	Оценить физические ресурсы	75%
RM.090	Оценить физические ресурсы	CR.080	Подписать акт приемки	100%
Управление качеством
QM.050	Произвести оценку качества	CR.080	Подписать акт приемки	75%
Управление конфигурацией
СM.060	Завершить процесс Управление конфигурацией	CR.080	Подписать акт приемки	75%

Продолжительность задач Завершения проекта зависит от договорных обязательств и от степени продвижения процесса приемки результатов. К примеру, объем усилий по передаче «среды » процесса Управление конфигурацией Заказчику в большой степени зависит от специфики проекта.

В ходе Завершения проекта может возникнуть ситуация, при которой для получения окончательных результатов проекта требуется доработка, которая может затянуться на неопределенное время. Тогда не исключен вариант, когда в целях разрешения данной ситуации может потребоваться заключение отдельного соглашения на выполнение вновь возникших задач.

⇐ Предыдущая 7 8 9 10 111213 14 15 16 Следующая ⇒