Тема 2. Основные принципы и функции менеджмента

Стр 1 из 18Следующая ⇒

" Управлять - значит прогнозировать и планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать".

Анри Файоль.

Принципы управления – руководящие правила, определяющие основные требования к системе, структуре и организации управления. Все принципы управления тесно взаимосвязаны между собой [5].

Таблица 1.3 – Основные принципы управления

Принципы	Содержание
Целенаправленность	Управление направлено на достижение поставленной цели
Иерархичность	Вертикальное разделение управленческого труда
Дисциплина	Безусловное выполнение поставленных задач
Ответственность	Каждый член организации несет ответственность за выполнение возложенных задач
Компетентность	Знание менеджера объекта управление, а работникам своей работы
Стимулирования	Вознаграждение за результаты работы

Функции управления – это виды деятельности, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления.

В целом область деятельности, называемая менеджментом фирмы, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах [27].

Таблица 1.4 - Классификация функций управления

Функции управления
Общие, присущи всем организациям (прогнозирование и планирование, организация и координация, мотивация, контроль)	Специальные, связанные с осуществлением миссии организации (промышленная, коммерческая)	Частные, связанные с осуществлением непрофильных (вспомогательных) видов деятельности (инновационная, маркетинговая)

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Для того, чтобы понять содержание, состав и роли функций управления, необходимо знать закономерности и основные принципы управления. В математике функция – зависимая переменная величина, изменяющаяся по мере изменения другой величины, называемой аргументом. В биологии функция – специфическая работа, осуществляемая данным органом, его деятельность. В управлении функция – деятельность, работа, назначение, обязанность. Формирование функций является процессом определения работ, необходимых для реализации закономерностей и принципов управления. Состав общих функций управления обусловлен смыслом управления, составными элементами его цикла. Представим процесс менеджмента, как чередований основных функций управления.

Планирование

Организация

Мотивация

Контроль

Ресурсы

Результаты деятельности

Рисунок 1.2 - Процесс менеджмента

Рассмотрим состав и содержание основных функций управления:

Планирование. В настоящее время особое внимание большинство компаний стало уделять такой функции как планирование. Грамотно составленный план помог многим компаниям остаться на плаву в условиях кризиса. Тщательное планирование помогает прогнозировать и предвидеть изменения внешней среды и оперативно реагировать на них.

В общем, планирование – это система целей функционирования и развития организации, а также путей и средств для их достижения.

Можно выделить временные рамки планирования:

1. Краткосрочное планирование (до 1 года). Составляются оперативные планы. Содержат последовательность действий направленных на достижение операционных целей и тактических планов. Составляются планы-графики для менеджеров отделов и при необходимости для отдельных сотрудников. Оперативное планирование обычно охватывает срок неделя, месяц, квартал, год. В последнее время многие менеджеры уделяют оперативному планированию достаточно большое внимание, так как изменения внешней среды происходят с большой скоростью.

2. Среднесрочное планирование (1-3 года). Тактические планы. Разрабатываются для реализации стратегических планов или определенного этапа стратегии фирмы. Тактические планы определяют действия подразделений и разрабатываются, как правило, менеджерами среднего звена.

3. Долгосрочное планирование, срок до 5 лет. Стратегический план. Первый этап планирования начинается с постановки миссии и формулировки стратегических целей компании. Постановка миссии – определение основных направлений бизнеса и ориентация на конечного потребителя. Обязательными элементами миссии являются: рынки, технологии, принципы работы, внешняя среда, правила и традиции, имидж. Стратегические цели, формулируют намеренья компании в целом. По мнению П. Друкера области, в которых следует определять стратегические цели следующие: рыночные позиции, инновации, производительность, материальные и финансовые ресурсы, прибыльность, управленческая деятельность и ее развитие, трудовая деятельность и установки сотрудников. Основная трудность заключается в четкой формулировке цели, особенно это встречается в организациях, целью деятельности которых не является получение прибыли. Стратегия (от греч. strategos - искусство генерала) представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей. Стратегические планы и цели необходимо разрабатывать, используя результаты SWOT – анализа. Анализируя внутреннюю и внешнюю среду можно выявить слабые и сильные стороны организации. Для эффективной конкуренции, фирма должна постоянно заниматься сбором и анализом огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах. Стратегические планы необходимо разрабатывать так, чтобы в течение длительных периодов времени оставаться целостными и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию. Чтобы оценить стратегию, необходимо сравнить полученные результаты с поставленными целями, процесс оценки можно использовать для корректировки стратегии. Оценку необходимо проводить непрерывно и систематически и охватывать все уровни управления.

Подведя итог можно определить три основные формы планирования:

1. Руководство подготавливает планы, которые должны выполнять подчиненные. Такое планирование используется в организациях с жесткой, авторитарной структурой управления.

2. Планы создаются подчиненными и утверждаются начальством. Это современная форма планирования, но при глубокой специализации и разделении труда сложно создать систему взаимоувязанных целей.

3. Руководители разрабатывают и формулируют цели для подчиненных, стимулируя при этом разработку планов в подразделении. При этой системе удается создать взаимосвязанные планы и устранить недостатки предыдущих форм планирования.

Процесс планирования представлен на рис. 1.3.

Миссия организации (внешнее обращение)

Стратегические планы и цели

Тактические планы и цели

Оперативные планы и цели

Рисунок 1.3 - Уровни планирования

Организация. Организация это использование определенных организационных ресурсов для достижения стратегических целей компании, выражается в разделении труда на уровне подразделения, отдела и видов деятельности. Необходимо четко определить, что организация это процесс и не путать с определением организации как объединения чего или кого–либо. Другими словами, организация - это процесс создания структуры предприятия, при которой люди смогут работать эффективно для достижения поставленной цели.

Существуют два основных направления организации как процесса:

1. Формирование подразделений, отделов.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование полномочий это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя обязанности, ответственность за их исполнение.

Ответственность это обязательство выполнить возложенные задачи и нести наказание за их не выполнение.

Если какое-то лицо примет ответственность за выполнение задачи - организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия отдельных ее сотрудников на выполнение поставленных задач. Полномочия закреплены в планах, законах, распоряжениях и пр.

Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.

Линейные полномочия предоставляют руководителю законную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью команд.

В современных организациях штабной аппарат можно классифицировать трем основным типам, учитывая функции, которые он выполняет. К ним относятся: консультативный, обслуживающий и личный аппарат.

Консультативный аппарат формируется на определенный период времени или на постоянной основе для проведения соответствующих консультаций руководства. То есть это группа специалистов, которые в области своих знаний могут проводить консультации линейного руководства.

Обсуживающий аппарат представляет собой подразделение, отдел, выполняющий определенные услуги, например: отдел кадров - поиск сотрудников, отдел снабжения – поиск новых поставщиков и пр.

Личный аппарат в основном состоит из помощников руководителя, например – секретарь. Как правило, личный аппарат не обладает полномочиями, но обладает большой властью.

Мотивация. Управление организацией требует огромных финансовых и интеллектуальных усилий, необходимо вырабатывать методы управления, оценивать состояние окружающей среды. Этого невозможно достичь, если персонал не заинтересован в выполнении поставленных перед ними задач. Другими словами личные цели должны совпадать с целями организации и добиться этого можно только при правильной мотивации сотрудников.

Мотивация – это движущая сила, побуждающая человека к деятельности, направленная на достижение определенных целей.

Теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные. Для того, чтобы понять их смысл, необходимо рассмотреть ряд основных понятий, таки как потребность и вознаграждение.

Потребности – возникают и находятся внутри человека, это ощущение недостатка в чем-либо. Первичные потребности или «нужда» заложены генетически в каждом человеке (например, потребность в еде), а вторичные потребности или приобретенные вырабатываются в ходе познания окружающей среды. Потребности служат мотивом к действию. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями.

Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя (денежные выплаты, продвижение по службе, чувство успеха при достижении цели).

Мотив – то, что вызывает определенные действия человека.

Содержательные теории мотивации описывают, как различные потребности оказывают влияние на поведение человека.

Процессуальные теории это попытка объяснить, почему люди готовы осуществлять то или иное действие, затрачивая при этом определенные усилия. Подробней теории мотивации мы рассмотрим в разделе 2.

Контроль.

Контроль - это вид управленческой деятельности, обеспечивающий достижение целей организации. Основной задачей его является количественная, качественная оценка и учет результатов работы компании. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем и может использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из двух основных направлений:

- оценка полученного результата;

- принятие мер по корректировке отклонений от плана или корректировка всего плана.

Контроль должен стать для любого руководителя частью его должностных обязанностей, это сложная и важная функция управления, которая должна охватывать всю организация в целом.

При планировании, организации, мотивации нельзя обойтись без контроля. Это станет более понятным после того, как мы рассмотрим три основных вида контроля: предварительным (входной контроль), текущим и заключительным (выходной контроль). Все три вида контроля по форме одинаковы, различаются они только по времени прохождения.

Входной контроль обычно осуществляется до фактического начала работ (человеческие, материальные, финансовые ресурсы). Текущий контроль осуществляется по ходу выполнения работ. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Процедура контроля состоит из трех этапов:

- разработка стандартов, критериев, норм и нормативов;

- сопоставление полученных результатов со стандартами;

- проведение необходимых мероприятий.

1. Установление стандартов. Стандарты – образцы, эталоны, модели принятые как исходные. Стандарты цели – четкие критерии по отношению, к которым будут измеряться отклонения и имеющие временные границы.

2. Сравнения полученных показателей с заданными стандартами и определение масштаба допустимых отклонений. Для того, чтобы процесс контроля был эффективным, он должен быть экономичным. Один из способов это применение метода управления по принципу исключения. Суть метода в том, что система контроля должна срабатывать только тогда, когда возникают значительные отклонения от установленных стандартов.

3. Проведение корректирующих мероприятий. Обычно самый хлопотный и дорогостоящий. После получения необходимых результатов руководители выбирают три пути:

- ничего не предпринимать (если параметры находятся в рамках допустимых отклонений);

- устранить отклонения (понять причины и принять необходимые меры);

- пересмотреть стандарт.

Человеческий фактор при проведении контроля, может проявляется в виде работ «ориентированных на контроль», когда работник поставленный в жесткие рамки делает не то, что надо, а то, что хочет видеть начальник. Поэтому руководителю следует обратить на это особое внимание.

Подводя итоги раздела, мы можем представить весь процесс управления в виде схемы.

Прогнозирование, предвидение результата

Определение цели

Планирование Определение средств и плана действий

Исполнение

Контроль

Анализ и сопоставление цели и полученных результатов

Корректировка цели

Продолжение реализации программы

Отказ

Рисунок 1.4 - Процесс управления

Контрольные вопросы по теме 2:

В чем основное содержание принципов управления?

Классификация функций управления?

Планирование как функция управления?

Организация как функция управления?

Мотивация как функция управления?

Контроль как функция управления?

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒