Приемы работы со стандартными отчетами
Выбор разделителя учета
Для хранения бухгалтерских итогов раздельно по фирмам в конфигурации используется механизм “разделения учета”.
Стандартные отчеты могут быть построены по конкретной фирме или по всем фирмам сразу. Кроме того, можно построить отчеты по так называемой “пустой” фирме – когда конкретная фирма в проводке не указана. Указать разделитель учета можно либо в диалоге настройки параметров отчета, либо в режиме “Выбор разделителя учета”. Вызвать диалог для выбора разделителя учета можно из меню “Отчеты” главного меню программы, выбрав пункт “Выбор разделителя учета”.
Диалог содержит список существующих разделителей учета. Выделенная строка показывает разделитель учета, выбранный к текущему моменту. В этом диалоге можно:
- указать конкретную фирму из числа указанных в справочнике “Фирмы”, для которой будут строиться отчеты;
- выбрать строку < Пустая фирма>, чтобы построить отчеты по тем бухгалтерским итогам, для которых не указан разделитель учета;
- Выбрать строку < По всем>, чтобы формировать отчеты без разделения по фирмам.
Для установки разделителя учета следует дважды щелкнуть мышью по выбранной строке или нажать кнопку “ОК”.
Разделитель учета будет выдаваться в заголовке каждого стандартного отчета.
Вызов отчета
Стандартные отчеты вызываются из меню “Отчеты” главного меню программы.
При вызове отчета на экран выдается диалог настройки параметров отчета. В нем нужно задать значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет.
Наиболее часто используемые отчеты удобнее вызывать с помощью кнопок панели инструментов
Формирование отчета
Для формирования отчета следует нажать кнопку “Сформировать” или кнопку “ОК” в диалоге настройки параметров отчета. Сформированный отчет открывается в виде табличного документа.
Период формирования отчетов
Во всех отчетах можно указать период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Период задается начальной и конечной датой, которые необходимо ввести в соответствующие реквизиты диалога настройки параметров отчета.
При открытии диалога настройки параметров отчета в качестве периода формирования отчета автоматически устанавливается период, указанный на закладке “Бухгалтерские итоги” в режиме настройки параметров системы (пункт “Параметры” меню “Сервис” главного меню программы).
Для удобства работы можно установить в параметрах системы тот период бухгалтерских итогов, который планируется использовать чаще др.
Настройка вывода итогов по субсчетам и субконто
В диалогах отчетов присутствует кнопка “Настройка”, по нажатию которой открывается диалог настройки вывода итогов по субсчетам и субконто:
В таблице диалога можно указать счета, для которых в отчетах будут выводиться итоги по субсчетам и / или по субконто.
В колонке “Счет” таблицы указывается номер счета.
Чтобы добавить в таблицу новый счет, нажмите кнопку “ +”. Затем из списка счетов выберите счет (субсчет), по которому вы хотите получать итоги по субсчетам и субконто.
Кнопка “Х” предназначена для удаления строки настройки счета или субсчета из таблицы.
В колонке “Субсчета” отображается настройка вывода итогов по субсчетам, а в колонке “Субконто” – по субконто. Значок “Х” означает “разворачивать итоги по субсчетам (субконто)”, “ – “- не разворачивать.
По кнопке “=” можно изменить параметры настройки текущей ячейки таблицы, причем, нажатие на эту кнопку аналогично нажатию на клавишу или двойному щелчку мыши в выбранной ячейке таблице. В колонке “Субсчета” нажатие на кнопку “ =” приведет к установке или снятию значка “Х”, но только для счетов, имеющих субсчета. Если счет не имеет субсчетов, изменить значок “-“ невозможно.
В колонке “Субконто” нажатие на кнопку”=” в ячейке, где установлен значок “Х”, откроет диалог настройки субконто счета:
Для субконто по которым осуществляется вывод итогов, флажки включены. Можно отключить флажки для тех суюконто, вывод итогов по которым не требуется.
Замечание! Чтобы получить в отчете итоги, развернутые по субсчетам и субконто, важно не только занести счета в таблицу настройки, но и в диалоге отчета обязательно включить флажок вида “Данные по субсчетам и субконто”, в противном случае итоги в отчете будут сформированы для счета в целом.
Регламентированные отчеты
В комплект поставки Комплексной конфигурации входит набор отчетов, предназначенных для подготовки форм бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций, расчетных ведомостей во внебюджетные социальные фонды, форм федерального государственного статистического наблюдения, различных справок. Для краткости такие отчеты обозначаются термином “регламентированные”, потому что внешний вид, состав показателей и правила составления этих отчетов определяется законодательством.
Использование регламентированных отчетов
Для вызова режима работы с регламентированными отчетами выберите из меню “Отчеты” главного меню программы пункт “Регламентированные отчеты”. На экран выдается окно режима “Регламентированные отчеты”.
В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов.
Ниже поля для выбора группы отчетов располагается список отчетов этой группы. Для обращения к конкретному отчету следует установить курсор в списке на нужный отчет и нажать кнопку “Открыть” или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.
Составление регламентированного отчета
Рассмотрим форму составления “Отчета о прибылях и убытках”.
В верхней части расположен диалог, управляющей формированием отчета. Здесь можно, например, задать единицу измерения и точность представления данных в печатной форме. В некоторых формах может присутствовать реквизит “Период”, определяющий временной интервал, за который формируются и вводятся данные (кварта или месяц, см. п. “Период составления отчета”).
Поясним назначения кнопок, которые имеются во всех диалогах регламентированных отчетов.
“Сохранить” – содержимое ячеек формы запоминается. Чтобы вернуться к сохраненным данным, достаточно нажать на кнопку “Восстановить”.
“Очистить” - все ячейки формы, заполненные ранее, будут очищены.
“Восстановить” - запись в форму ранее сохраненных значений.
В нижней части диалога расположен бланк отчета, который представляет собой таблицу 1С: Предприятия, работающую в режиме ввода данных. Эта таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.
Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных.
Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка; для вычисления значений могут применяться и более сложные алгоритмы.
Период составления отчета
Отчеты составляются за тот период, для которого они подготовлены. Так, отчеты, поставляемые для 2- го квартала 2000 года, будут составляться именно за 2 –й квартал 2000 года; возможность изменения квартала построения отчета отсутствует.
Некоторые отчеты предоставляют пользователю возможность ограниченного управления периодом составления.
Так, отчеты, которые могут составляться за месяц, позволяют выбрать период из списка, включающего последний месяц отчетного квартала и 3 месяца следующего квартала.
Для отчетов, которые могут составляться за квартал или месяц, в диалогах управления присутствует реквизит “Период”, который может принимать значения “квартал” или “месяц”. Если указан “квартал”, отчет составляется за квартал, если “месяц” – можно выбрать месяц составления отчета.
Бухгалтерские счета
Каждый счет обладает рядом свойств и характеристик.
К свойствам счетов относятся:
- состав субсчетов;
- настройка аналитического учета;
- настройка количественного учета;
- настройка валютного учета;
- признаки активных, пассивных и активно – пассивных счетов;
- признаки забалансовых счетов.
Совокупность всех счетов, используемых предприятием для ведения учета, называется рабочим планом счетов.
Обратимся к плану счетов в режиме ведения бухучета. Это можно сделать через меню “Операции – План счетов”.
На экране развернется список бухгалтерских счетов, каждый из которых имеет код и наименование, а также ряд др. признаков. Приведем фрагмент рабочего плана.
| №
| Наименование
| Вал
| Кол
| Заб
| Акт
| Субконто 1
| Субконто 2
| Субконто 3
|
|
| Вспомогательный (для ввода входящих остатков)
|
|
|
| АП
|
|
|
|
|
| Основные средства
|
|
|
| А
| ОС
|
|
|
| 01.1
| Собственные ОС
|
|
|
| А
| ОС
|
|
|
| 01.2
| Арендованное имущество
|
|
|
| А
| ОС
|
|
|
План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухучета.
Для каждого счета могут быть установлены следующие признаки:
“Код” - полный код счета, включающий код счета и субсчета.
“Наименование” – наименование счета (субсчета).
“Вал” – признак ведения валютного учета; используется, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе “Вал” ставится “+”.
“Кол” – признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе “Кол” ставится “+”.
“Заб” – признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе “Заб” ставится “+”.
“Акт” – признак активности счета. Данный признак может иметь значения: “А” – активный, “П” – пассивный, “АП” – активно – пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет имеет всегда дебетовый остаток: если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным. Пассивный счет имеет всегда кредитовый остаток: если дебетовый оборот превысит кредитовый. То кредитовый остаток будет отрицательным. Активно – пассивный счет может иметь любой остаток, т.е. остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным. По умолчанию счет считается активно – пассивным.
“Субконто 1”, “Субконто 2” - виды субконто счета. Значения колонок определяют, что по данному счету предусматривается ведение аналитического учета в указанных аналитических разрезах (по видам субконто).
План счетов может корректироваться в режиме конфигурирования и в режиме ведения бухучета. Однако следует иметь в виду, что если счет был введен в план счетов при конфигурировании, то он может быть удален или изменен также в режиме конфигурирования.
План счетов имеет иерархическую структуру: наиболее распространенной является двухуровневая организация счетов – счет/ субсчет. В этом случае счет первого порядка может содержать или не содержать субсчетов. Счет, у которого имеются субсчета, называется групповым.
При вводе нового счета программа задает вопрос: будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится групповым, т.е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем иметь субсчета. Групповой счет не может быть использован в проводках, в них могут быть использованы только его субсчета.
Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться групповым, а его пиктограмма – состояние будет окрашена в синий цвет. Счет, не являющийся групповым, можно использовать в проводках.
Каждый счет (субсчет) в окне плана счетов имеет пиктограмму в виде буквы “Т” в начале строки. Желтый цвет пиктограммы означает, что учет по данному счету ведется только в разрезе субсчетов.
Синий цвет пиктограммы означает, что это субсчет счета бухгалтерского учета.
Если пиктограмма отмечена красной “галочкой”, то это означает, что счет (субсчет) можно редактировать только в режиме конфигурирования.
Виды субконто
Для организации аналитического учета в программе “1С: Бухгалтерия” используется понятие “Вид субконто”. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета, обычно виду субконто соответствует справочник или перечисление, содержащие конкретныезначения этих объектов.
Для организации ведения аналитического учета на счете в разрезе некоторого вида субконто необходимо “прикрепить” к счету этот вид субконто. Данное действие выполняется при настройке плана счетов. В графе “Субконто” указывается наименование прикрепляемого вида субконто.
Для одно счета (субсчета) может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: “Материалы” и “Места хранения”. Аналитический учет в разрезе нескольких независимых видов субконто по одному счету называется многомерным. В этом случае счет имеет несколько независимых разрезов представления информации. Так, например, ведение аналитического учета на счете 10 по двум вышеназванным субконто позволит получать итоги по счету в целом, по материалам в разрезе складов, по складам в разрезе материалов и в целом по каждому материалу и в целом по каждому складу.
Тип субконто " Перечисление"
Виды субконто, имеющие тип перечисление, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений. Такой набор значений регламентирован нормативными документами.
Изменение набора значений субконто типа “Перечисление” доступно только в конфигураторе. Просмотр значений субконто типа “Перечисление” доступен в окне плана счетов в режиме запуска “1С: Предприятие” (см. далее п. “Просмотр значений субконто”).
Тип субконто " Справочники"
Виды субконто, имеющие тип справочник, предназначены для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем.
В данной конфигурации максимальное количество субконто по одному счету аналитического учета установлено равным 3. Другими словами, данная конфигурация ориентирована на ведение аналитического учета по одному счету максимум по трем видам субконто.
Просмотр значений субконто
В форме списка плана счетов имеется кнопка “Субконто” для просмотра значений субконто (справочников и перечислений).
Выберите курсором счет и нажмите кнопку “Субконто”. Если счет имеет только одно субконто, окно просмотра открывается сразу: Если более одного субконто. открывается выпадающее меню, содержащее список субконто этого счета. (см. рис. 4).
Рис. 4. Просмотр значений субконто
Открывается выпадающее меню, содержащее список субконто этого счета.
После выбора из этого меню требуемого субконто открывается список объектов аналитического учета (форма списка справочника или список значений перечисления).
Если выбранное субконто – справочник, то этот справочник можно здесь же отредактировать.
Если же выбранное субконто является перечислением, его можно только просмотреть.
Операции и проводки
Изменение состояния счетов осуществляется при помощи двойной записи на счетах в виде проводок. В программе “1С: бухгалтерия” проводки отражаются в компьютерном учете только посредством ввода операций. Операция является полным отражением в бухучете фактов хозяйственной деятельности, происходящих на предприятии.
Каждая операция может содержать одну или несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции.
В режиме ведения бухгалтерского учета осуществляется ввод хозяйственных операций и соответствующих им проводок. Средства типовой конфигурации предусматривают различные режимы ввода операций, отличающиеся уровнем автоматизации, удобством и наглядностью ввода.
Наиболее простым и наименее автоматизированным является ручной способ ввода операций и проводок. При ручном вводе может использоваться прием копирования информации из ранее введенных операций и проводок. Следующим по уровню автоматизации является способ ввода учетной информации, ориентированный на использование механизма типовых операций. Типовые операции представляют собой шаблоны ввода групп проводок.
Популярное:
