Теоретические основы обеспечения

Юридической силы документов

1.1. Юридическая сила как свойство управленческого документа

1.2. Видовой состав управленческих документов, имеющих юридическую силу

1.2.1.

Внутри пунктов и подпунктов могут быть приведены перечисления, которыми не следует увлекаться, иначе работа превращается в пересказ основных пунктов положения или инструкции. Перед каждым перечислением следует ставить дефис или строчную букву алфавита, после которой ставится скобка.

Для лучшего понимания текста в курсовую работу часто помещают иллюстративный материал в виде графических изображений. Это могут быть чертежи, схемы, графики, диаграммы, компьютерные распечатки, фотоснимки и др. Их использование целесообразно в тех случаях, когда они раскрывают или поясняют словесную информацию. Иллюстрации располагаются непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые или на следующей странице (при необходимости – в приложении). Их обозначают словом «Рисунок» и нумеруют арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего текста. Слово «Рисунок», порядковый номер иллюстрации и ее название помещают под иллюстрацией. Нумерация иллюстраций допускается как сквозная, так и в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. На весь иллюстративный материал в тексте должны быть ссылки.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах для сравнения по ряду признаков. Она позволяет систематизировать и сократить текст, обеспечить обозримость и наглядность информации.

Требования к оформлению таблиц изложены в ГОСТе Р 1.5 – 2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению» (п.4.5) и ГОСТе 7.32 – 2001 «Отчет о НИР. Структура и правила оформления».

Форма таблицы по ГОСТ 1.5 - 2002

Головка			Заголовки граф Подзаголовки граф

				Строки (горизонтальные ряды)









	Боковик (графа для заголовков)	Графы (колонки)

Таблицы в зависимости от их размера располагают после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист. При необходимости – таблицы можно указывать в приложении.

Таблицы должны иметь названия, отражающие их содержание. Название помещается над таблицей слева без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире. После номера таблицы и после ее названия точки не ставятся. Пример:

Т а б л и ц а 6 – Объем документооборота предприятия за 2015 год

В пределах текста таблицы нумеруются арабскими цифрами. Если таблицы помещаются в приложении, они обозначаются отдельной нумерацией.

Таблицы имеют два уровня членения: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте (12 кегль с одинарным междустрочным интервалом).

Формулы следует выделять из текста и записывать более крупным шрифтом в отдельную строку. Рекомендуется оставлять свободное расстояние выше и ниже каждой формулы. Пояснения символов, входящих в формулу, должны приводиться непосредственно под формулой. На все формулы в тексте должны быть ссылки.

В тексте курсовых работ используются различные виды ссылок:

а) ссылки на структурные элементы работы, таблицы, иллюстрации, формулы, приложения;

б) ссылки на документы (библиографические ссылки).

Ссылки на структурные элементы и фрагменты текста оформляются по следующим правилам:

· указываются их названия и порядковые номера, например: «В соответствии с имеющимися данными (табл. 6) объем документооборота учреждения за 2015 год составил …»;

· если в тексте приводится только одна иллюстрация, таблица или приложение, то в ссылке указывают: «… в приложении», «…на рисунке».

Ссылки на использованные источники могут быть в виде ссылок на документ в целом, на определенный фрагмент документа или на группу документов. Их оформление имеет ряд особенностей.

· Ссылки на документ в целом даются в виде порядкового номера этого документа в «Списке использованных источников», который, согласно требованиям ГОСТа 7. 32-2001, приводится в тексте работы в квадратных скобках без точки. Например: в монографии «Управление документацией в организациях» М. В. Ларин рассматривает различные подходы к обоснованию информационного менеджмента [26].

· Ссылки на определенный фрагмент документа отличаются от предыдущих обязательным указанием страниц рассматриваемого или цитируемого документа. В этом случае помимо порядкового номера документа в «Списке использованных источников» через запятую указывается номер страницы, например: [26, с.8]. Дословные выписки или цитаты заключаются в кавычки, а пропуски в них обязательно отмечаются многоточием (…).

· Если необходимо сослаться одновременно на несколько публикаций, то в ссылке указывают [5; 7; 12].

· Использование недоступных материалов, извлеченных из опубликованных изданий, оформляют следующим образом: «Цит. по: …», или «Приводится по: …».

Правила составления различных видов библиографических ссылок (внутритекстовых, подстрочных и затекстовых) регламентированы ГОСТ Р 7.0.5–2008. «СИБИД. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

Научно-справочный аппарат

К научно-справочному аппарату курсовой относятся следующие структурные элементы работы:

· содержание;

· список сокращений и условных обозначений;

· список использованных источников;

· приложения.

Содержание (оглавление) отражает последовательность изложения работы. В нем перечисляются с указанием страниц все структурные элементы курсовой (прил. 5).

Список сокращений и условных обозначений включает в алфавитном порядке расшифровку всех аббревиатур и сокращений, встречающихся в тексте (прил. 6).

Список использованных источников содержит библиографические описания опубликованных и неопубликованных документов, которые были использованы при изучении темы курсовой работы, и на которые студент ссылается в текстовой части исследования. Список должен соответствовать теме курсовой работы и отражать все аспекты ее рассмотрения. В нем должны быть представлены все виды изданий, включая неопубликованные документы.

Библиографическое описание – это совокупность сведений о документе, приведенных по установленным правилам и предназначенных для идентификации документа и его общей характеристики.

Элементами описания документа являются:

- индивидуальный или коллективный автор;

- заглавие;

- сведения об ответственности (включаются фамилии составителей, редакторов, переводчиков, наименования учреждений, от имени или при участии которых публикуется документ);

- сведения об издании (повторность издания, издательство или издающая организация, год или дата издания);

- сведения об объеме документа (количество листов, столбцов, байтов и др.);

- сведения о сериальном издании (информация о виде издания, жанре, заглавии серии);

- сведения о примечаниях (содержит информацию о библиографических ссылках, вспомогательных указателях в издании и др.).

Библиографическое описание различных видов документов, указанных в списке, должно выполняться в соответствии с ГОСТами: 7.82–2001; 7.83–2001; 7.1–2003, 7.0.12–2011, регламентирующими их составление. В приложении приведены примеры описаний различных видов документов, с которыми чаще приходится работать студенту (прил. 8).

Библиографическое описание документов рекомендуется группировать в двух разделах:

1. Источники (опубликованные, неопубликованные).

Литература.

В первый раздел включают сведения о нормативно-правовых, нормативно-методических документах, архивных источниках и тех, которые явились источниковедческой основой работы. Их целесообразно подразделить на 1.1. Опубликованные документы и 1.2. Неопубликованные документы.

В первом подразделе все опубликованные источники систематизируются по степени их нормативной значимости. Например, при наличии нормативно-правовых и нормативно-методических материалов вначале указываются документы высших органов власти и управления (Конституция, кодексы, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, ведомственные документы). Далее перечисляются нормативно-правовые акты субъектов Федерации, затем органов местного самоуправления (в той же последовательности и в порядке прямой хронологии).

Сведения о нормативно-методических документах необходимо объединить в однородные группы и расположить в следующей последовательности: ГОСТЫ, ОСТЫ, СТП, правила, положения, инструкции. В пределах каждого вида документов используется порядковый номер обозначения. В стандартах принимается во внимание порядок возрастающей нумерации, например: ГОСТ 7.1–2003, ГОСТ 7.80–2000.

Во втором подразделе указываются неопубликованные источники: учредительные документы организации, статистические отчеты, планово-отчетная документация (по алфавиту названий), документы текущего делопроизводства, архивные источники с указанием номера и названия фонда, номера описи и дел, страниц.

Во втором разделе «Литература» в алфавите авторов и заглавий располагаются библиографические записи на научные, учебные, справочные, производственно-практические работы, а также библиографические описания статей из периодических и продолжающихся изданий на любом носителе (печатные и электронные). Не рекомендуется отделять электронные ресурсы от печатных источников. Их следует давать в общем алфавитном ряду.

Список использованных источников набирают через 1, 5 интервала. Все записи нумеруются арабскими цифрами и печатаются с абзацного отступа.

Приложения призваны обеспечить восприятие содержания работы и могут включать: образцы документов и других разработанных студентами материалов (инструкций, положений, номенклатур, классификаторов), анкеты, графики, схемы, таблицы, описания программных средств и т.п.

Приложения оформляются в конце курсовой работы. Они имеют с остальной частью работы сквозную нумерацию страниц. Приложения располагаются в порядке ссылок на них в тексте. Они должны иметь содержательный заголовок, который оформляется прописными буквами и записывается отдельной строкой. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху справа страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и порядкового номера арабскими цифрами без знака №. Если приложений много, то они могут оформляться в виде самостоятельного документа и иметь свое «Содержание».

5. Руководство курсовой работой

Руководство курсовыми работами осуществляют преподаватели выпускающей кафедры. В качестве руководителей или консультантов могут также привлекаться специалисты, работающие в архивах и службах ДОУ и имеющие большой опыт практической деятельности.

Курсовая работа выполняется студентом самостоятельно, однако он может обращаться к руководителю за консультацией по вопросам, возникающим в процессе написания работы. В обязанности руководителя входит:

· ознакомление студента с требованиями, предъявляемыми к подготовке курсовой работы;

· рекомендации по определению круга источников, необходимых для раскрытия содержания темы;

· оказание помощи в составлении плана (структуры) работы и выборе методов и баз исследования;

· осуществление контроля за сроками выполнения курсовой работы и информация кафедры о ходе выполнения работы;

· проверка чернового варианта курсовой работы и указание на обнаруженные недостатки;

· письменное рецензирование.

Рецензия представляет собой отзыв руководителя, в котором дается характеристика выполненной курсовой работы по следующим аспектам:

а) соответствие содержания работы избранной теме, ее цели и задачам;

б) полнота использования документальных источников и отражение основных положений авторов публикаций в содержании курсовой работы;

в) значимость практической части работы и степень полноты выполнения конкретных разработок;

г) овладение студентом методами исследования, достоверность полученных результатов и обоснованность выводов;

д) степень самостоятельности студента в осмыслении темы и раскрытии ее содержания;

е) замечания и предложения по характеру выполненной работы.

После рецензирования на титульном листе курсовой работы руководитель оформляет допуск к защите и ставит дату подготовленного отзыва. Рецензия выдается студенту для ознакомления, однако вносить в текст курсовой работы какие-либо исправления после рецензирования уже нельзя.

6. Защита курсовой работы

Курсовая работа подлежит публичной защите в сроки, установленные кафедрой (деканатом). Как правило, для каждой студенческой группы назначается день и время защиты курсовой работы, состав комиссии. В комиссию входят 2 преподавателя по данному направлению подготовки.

К защите принимаются только те курсовые работы, которые соответствуют тематике, утвержденной на заседании кафедры, выполнены в соответствии с предъявляемыми требованиями и имеют допуск руководителя.

Не допускаются к защите курсовые работы, которые имеют следующие существенные недостатки:

- написаны на основе ограниченного круга источников и представляют собой плагиат или компиляцию;

- отсутствует анализ новой литературы по теме;

- не использованы рекомендуемые методы исследования;

- не представлены обобщенные материалы практики (2 курс) и не подготовлены практические разработки (3 курс). Исключение составляют работы исторического и теоретического характера;

- содержание работы не соответствует теме или не раскрыто в соответствии с обозначенной структурой;

- отсутствуют ссылки на использованные источники;

- в работе содержится много ошибок (грамматических, орфографических и синтаксических) и оформлена она небрежно.

Работы, имеющие указанные недостатки или отдельные из них, возвращаются студенту для их устранения.

Процедура защиты курсовой работы проводится в следующей последовательности. Студент знакомит членов комиссии и присутствующих на защите с выполненной работой. В его сообщении излагается суть проблемы, темы или вопроса, полученные результаты, выводы и предложения. Затем оглашается письменный отзыв, после которого студент отвечает на замечания рецензента и вопросы, возникшие по ходу защиты у членов комиссии и сокурсников.

Защита курсовой работы должна продемонстрировать, что текст написан автором самостоятельно, что студент знает проблему (тему), свободно ориентируется в изложенном материале, способен выделять главное, формулировать свои мысли и позицию, аргументированно излагать выводы, может предложить конкретное решение вопроса.

После окончания защиты члены комиссии обсуждают и оценивают выполненные работы. При оценке учитывается содержание курсовой работы, ее оформление, отзыв руководителя и умение студента защищать основные положения своей работы.

Примерная тематика курсовых работ

Документоведение

1. Информация и документ: соотношение понятий.

2. Возникновение письменности и появление документа.

3. Материальные носители документной информации и их развитие.

4. Бумага как материальный носитель информации.

5. Техническая документация, особенности ее документирования и область применения.

6. Аудиовизуальные документы, особенности их документирования и область применения.

7. Фонодокументы и фонодокументирование.

8. Фотодокументы и фотодокументирование.

9. Кинодокументы и кинодокументирование.

10. Архивные документы: вопросы их классификации и использования.

11. Электронные документы, особенности их документирования и область применения.

12. Документ в системе управления. Возникновение и развитие управленческого документа.

13. Способы и средства документирования управленческой информации: история и современность.

14. Юридическая сила как основное свойство управленческого документа.

15. Проблема стандартизации документоведческой терминологии.

16. Развитие формуляра документа в XVI – XVII вв.

17. Развитие формуляра служебного документа в XVIII веке.

18. Развитие формуляра служебного документа в XIX- начале XX вв.

19. Формуляр современного управленческого документа.

20. Бланки управленческих документов: отечественный и зарубежный опыт проектирования.

21. Адресат как реквизит управленческого документа. Особенности адресования в разные исторические периоды.

22. Автор официального документа как важнейший реквизит: история и современность.

23. Способы удостоверения официальных документов: история и современность.

24. Текст как основной реквизит официального документа.

25. Видовой состав управленческих документов, их связь с функциями управления.

26. Методы совершенствования документирования управленческой деятельности.

27. Классификация систем документации и проблемы их формирования.

28. Унифицированные системы документации: история и современное состояние.

29. Организационно-правовые документы и их роль в системе управления.

30. Уставы и положения учреждений как основные виды организационно-правовых документов.

31. Договоры и контракты как виды организационно-правовых документов.

32. Система распорядительной документации.

33. Информационно-справочные документы в системе управления деятельностью организации.

34. Российское деловое письмо: история и современность.

35. Современное деловое письмо в зарубежных странах.

36. Личные документы, их происхождение и видовая классификация.

37. Документирование деятельности учреждения, организации и предприятия (на примере учреждения культуры, здравоохранения, образования, архива, налоговой службы, туристической фирмы, промышленного предприятия, общественной организации и т.д.).

38. Стандартизация терминологии по документоведению, ДОУ и архивному делу.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 Следующая ⇒