Тема 10. Информационной обеспечение менеджмента. Управление коммуникациями

Коммуникационная структура управления

Коммуникационная структура представляет собой совокупность коммуникационных каналов, посредством которых осуществляется взаимодействие элементов управленческой структуры, при этом такая структура может быть:

Характеристика коммуникационных каналов

а) технические возможности: пропускная способность (реальный объем, и скорость взаимодействия, которое может осуществляться с их помощью за единицу времени), частота и масштаб возможных сбоев (например, потерь информации);

б) направленность: односторонняя, когда коммуникация идет в одном направлении (воздействие, отчет о проделанной работе), или двусторонней, предполагающей взаимодействие (переговоры);

в) официальность (данные каналы связывают между собой должности или подразделения);

г) неофициальность (данные каналы связывают между собой субъектов управления как частных лиц).

д) вертикальность (если коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням);

е) горизонтальность коммуникационных каналов (если коммуникационные каналынепосредственно связывают равные по статусу элементы организации);

ж) диагональность.

Разновидности коммуникационных структур

а) глобальной (когда охватывает организацию в целом);

б) локальной (если относится только к одной ее части, например подразделению);

в) централизованной (осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, выступающего в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций)

г) полицентричной (наличие нескольких равноправных субъектов, выполняющих функции «узлов» коммуникаций).

д) открытые характеризуются наличием «тупиков», т. е. субъектов, на которых цепочка коммуникаций прекращается, поскольку им дальше не с кем взаимодействовать, и наличием «посредников» («контролеров»), имеющих возможность в силу своего положения препятствовать коммуникациям (останавливать, искажать содержание, изменять направление);

е) замкнутые (тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены);

ж) комбинированные сети сочетают в себе в различных вариантах элементы предыдущих;

з) одноуровневые, обеспечивающие горизонтальное взаимодействие;

и) многоуровневые, посредством которых осуществляются вертикальные контакты.

Наиболее простой вид открытой коммуникационной структуры — линейная, называемая «змеей»

Она характеризуется тем, что субъекты А и Б, которых она объединяет, находятся в тупиках, а субъект В не только выполняет роль посредника коммуникаций, но и может их контролировать.

На практике как самостоятельная такая структура существует редко; чаще она является элементом более сложных образований, в которых служит инструментом неформальных коммуникаций субъектов одного уровня.

Многоуровневые структуры обычно имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов. Они существует в нескольких вариантах.

Структура типа «звезда» используется, например, тогда, когда число подчиненных центру (в данном случае А) субъектов не выходит за пределы нормы управляемости. В сущности, она представляет собой совокупность отходящих от него «змей».

Такая структура позволяет, например, субъекту А оперативно направлять не связанным друг с другом субъектам Б, В, Г необходимые распоряжения, регулировать, координировать и контролировать их действия. Здесь легко поддерживать порядок, поскольку в коммуникациях отсутствуют посредники и неформальные каналы, часто создающие различного рода «возмущения».

Однако для более крупных организаций такая коммуникационная структура непригодна. Здесь центральное звено А уже не в состоянии единолично вырабатывать и доводить до субъектов В, Г, Д все решения. Ему помогает конкретизирующий их посредник Б. Такая структура получила название «шпора».

Являясь представителем среднего уровня управления и играя де-юре вторые роли, Б на деле имеет огромную власть, так как контролирует взаимодействие всех субъектов и может незаметно навязывать волю центру (А).

В сетях типа «звезда» и «шпора» число коммуникационных каналов, сходящихся к центру, на практике не может превысить нормы управляемости. Это ставит естественный предел развитию управленческих структур, а, следовательно, и самих организаций, росту масштабов их деятельности.

Поэтому крупным многопрофильным организациям необходимы коммуникационные структуры с горизонтальных каналами на одном или нескольких уровнях.

Так, в структуре типа «палатка» допускается один уровень горизонтальных каналов.

В структуре типа «дом-» же такие каналы возможны и на нескольких уровнях, что придает ей практически замкнутый характер.

Подобные структуры позволяют исполнителям напрямую самостоятельно решать многие второстепенные проблемы, давая возможность руководству сосредоточиться на главном.

Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного доступа к коммуникационным каналам в такого рода структурах могут целенаправленно инспирироваться нарушения. Отдельные участники процесса управления могут быть сначала выключены из системы коммуникаций, а затем удалены из нее.

В целом открытые коммуникационные структуры присущи крупным многоуровневым организациям с жестким подчинением одних звеньев другим и преобладанием формальных связей.

Однако в рамках таких организаций могут существовать и гибкие образования – консультационные и совещательные (комитеты, комиссии, специальные творческие группы), взаимодействие в рамках которых основано преимущественно на неформальных или полуформальных принципах.

Коммуникации здесь осуществляются обычно в контуре замкнутых сетей, в которых посредники (если они существуют) играют роль не контролеров, а связников, облегчающих взаимодействие между участниками.

Основой таких коммуникаций является структура типа «круг». В крупной организации он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие всех со всеми. Он помогает объединять людей, облегчает взаимодействие, обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.

Там, где необходима координация исполнителей, она обеспечивается с помощью коммуникационной структуры типа «колесо». В ней существует центральный субъект, облегчающий и ускоряющий процесс коммуникаций. Однако он является не администратором, а общепризнанным лидером, ведущим за собой остальных.

В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид «сот», представляющих собой единство открытой «змеи» и замкнутых «колеса» или «круга».

Такая структура предполагает, что один субъект одновременно участвует в двух группах, поэтому выполняет по отношению к ним функции «соединительного звена». Процесс коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров.

В крупных современных организациях в виде замкнутой вертикальной цепочки сот построена система советов по совершенствованию управления, о которой мы будем говорить ниже.

Понятие управленческого взаимодействия

Управление представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку и т. п. Все это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности (подразделений, должностных лиц и проч.).

По характеру такое взаимодействие может быть прямым или косвенным. Прямое предполагает реальный контакт сторон; косвенное подразумевает, что одна из них создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было специальных сигналов, выполняет то, что от нее требуется.

Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. В крупных организациях оно возможно лишь в ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты контактируют опосредованно, через кого-то, скажем, заместителей или низовых руководителей.

Взаимодействие может быть связано с решением главных либо второстепенных проблем, осуществляться постоянно или эпизодически, как преднамеренно, так и случайно.

По содержанию взаимодействие бывает техническим, информационным или административным.

Техническое взаимодействие имеет место в рамках процессов, не относящихся к принятию решений (ведение делопроизводства, хозяйственное обслуживание, хранение документов и проч.).

В рамках информационного взаимодействия субъекты обмениваются сведениями, необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений. Эти сведения бывают официальными и неофициальными.

В процессе административного взаимодействия осуществляются:

а) передача вышестоящими звеньями управленческой структуры нижестоящим полномочий и ответственности, текущих распоряжений, инструкций, рекомендаций;

б) контроль их работы;

в) координация действий и проч.

Административное взаимодействие между субъектами управления бывает вертикальным (субординационным и координационным) и горизонтальным (координационным).

В рамках вертикального взаимодействия происходит интеграция всех звеньев и уровней управленческой структуры путем их подчинения руководящему центру. На основе горизонтального обеспечивается согласование их самостоятельных действий в интересах достижения общей цели.

Вертикальное взаимодействие осуществляется прежде всего с помощью распорядительства, под которым понимается выдача распоряжений, поручений и заданий исполнителям.

Распорядительство основано на субординации — служебном подчинении младших старшим по рангу, обусловленном их односторонней юридической зависимостью. В соответствии с ней руководители имеют право отдавать распоряжения и требовать от подчиненных их неукоснительного выполнения.

Субъектами отношений субординации являются подразделения и управленческие должности разных уровней, которые находятся между собой в иерархическом соподчинении. Наиболее яркий пример распорядительства — линейное руководство.

В то же время отсутствие соподчиненности также не есть признак равенства, ибо последнее часто бывает формальным при действительном неравенстве.

На практике любое иерархическое соподчинение быстро приходит в противоречие с реальными задачами и условиями управленческой деятельности.

Сегодня при решении большинства проблем исполнителям приходится напрямую взаимодействовать не только со своим руководителем, но и с параллельными звеньями, функциональными службами. В результате любая структура быстро теряет иерархическую форму и требует постоянных реорганизаций.

Чтобы их избежать, механизм субординации необходимо дополнять механизмом координации. Посредством ее происходят распределение видов деятельности организации во времени и пространстве, обеспечение целостности, устойчивости, согласованности взаимодействия ее различных частей, отношений со средой.

Координация основывается на рационализации обмена информацией, синхронизации и интеграции усилий, направленных на решение общих задач, обеспечении целостности и устойчивости структуры.

Координация бывает вертикальной и горизонтальной.

Вертикальная основана на соподчиненности субъектов управления. В ее рамках вышестоящее звено теми или иными способами обеспечивает единство и согласованность во времени и пространстве действий группы нижестоящих звеньев. Ее примером служит дирижирование оркестром.

Близким по сути координации является регулирование — деятельность по устранению отклонений от заданного режима функционирования. Но если в случае координации таких объектов бывает несколько, то регулироваться может и один.

Чем сложнее организация и сильнее взаимосвязанность ее подразделений, тем острее их необходимость.

Вертикальная координация и регулирование осуществляются с помощью следующих рычагов.

Во-первых, стандартных правил и процедур, которые применяются в простых повторяющихся ситуациях и позволяют исполнителям в определенных рамках принимать решения автоматически или переложить их на «плечи» компьютеров (так называемая программируемая безличная координация).

Во-вторых, руководителей высшего ранга. Но их «пропускная способность» ограничена нормой управляемости, а поэтому рано или поздно становится фактором, лимитирующим возможности координации. Преодолевается он только за счет увеличения числа координаторов, а соответственно, и уровней иерархии.

В-третьих, работников штабных подразделений, руководителей проектов, представителей высшего руководства, специальных комитетов, заказчиков и проч., что применяется на средних и низовых уровнях управления.

В-четвертых, целей, задач, лимитов ресурсов. Их четкое определение дает возможность подчиненным самостоятельно принимать решения, касающиеся путей и способов выполнения работ.

В-пятых, информирования, обеспечивающего понимание исполнителями общей ситуации, облегчающей ориентацию в ней,

В-шестых, целенаправленного формирования навыков работы, позволяющих выполнять ее не задумываясь (пригодно для самых простых видов деятельности).

Горизонтальное взаимодействие происходит между юридически равноправными должностями и подразделениями одного уровня, но принадлежащими к разным «ведомствам» (поэтому в их отношениях отсутствует властность). Оно осуществляется с помощью горизонтальной координации, способами которой могут быть:

во-первых, прямые личные контакты между менеджерами, например в процессе взаимного консультирования, проведения совместно разработанных мероприятий, регулярных совещаний;

во-вторых, использование совещательных структур — специальных целевых групп, решающих задачи совершенствования механизма взаимодействия между субъектами управления;

в-третьих, неформальная непрограммируемая координация, основанная на инициативной деятельности рядовых сотрудников. Она предполагает взаимопонимание, знание ими соответствующих проблем и путей их решения, ощущения своей причастности к делам организации.

Но горизонтальная координация сложна ввиду различия, а порой и противоречивости интересов участников, особенно в условиях неопределенности и быстрого изменения ситуации. Поэтому ее часто приходится дополнять для нахождения «общего языка» и экономии прямыми распоряжениями и вертикальной координацией.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 91011 12 13 14 Следующая ⇒