Понятие коммуникации, влияние организационной культуры на коммуникацию в организации

Термины «коммуникация» и «общение» широко используются в обыденной жизни и в процессе трудовой деятельности людей. По оценке специалистов в активной жизни большинства людей процессы общения, коммуникации занимают до 75 % времени. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. В жизнедеятельности организации коммуникации – это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем, так как между ее сотрудниками постоянно происходит обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде, посредством символов или действий.Коммуникация играет важную роль в управлении организацией. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, руководитель планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации.

В литературе по разному определяется соотношение понятий «коммуникация» и «общение». Зарубежные исследователи при изучении процессов общения людей используют понятие «коммуникация». В отечественной литературе эти понятия используются как синонимы, хотя между ними присутствуют некоторые различия. Коммуникация (от лат. communicatio - сообщение) – это социально обусловленный специфический процесс обмена и восприятия информации эмоционального и интеллектуального содержания, как в межличностном, так и в массовом общении по разным каналам, при помощи различных вербальных и невербальных коммуникативных средств. Общение – это социально обусловленный процесс обмена мыслями и чувствами между людьми в различных сферах их познавательно-трудовой и творческой деятельности, реализуемый главным образом при помощи вербальных средств коммуникации.

Многочисленные определения организационной культуры позволяют отметить связь ее основных элементы, как с понятием коммуникации, так и с понятием общение. Коммуникация и общение являются важнейшей частью организационной жизни, а значит и частью культуры.

Для любой организации необходимым условием существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей, а это значит, что необходима развитая система коммуникаций, которая обеспечивала бы синхронность и точность понимания передаваемой информации. Характер системы коммуникации во многом определяется организационной культурой предприятия. От типа организационной культуры зависит то, каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды организации, направляют ее деятельность. В то же время основные различия коммуникаций заключаются в структурных и процессуальных характеристиках организации.

Выделяют три параметра, характеризующие особенности организационных структур, а значит и культур организации: степень формализации, сложность, степень централизации. В литературе можно встретить описание разных способов координации деятельности организаций. Например, Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций: взаимное согласование, способствующее координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций; контроль над процессом труда осуществляется самими работниками; прямой контроль, которое способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека; стандартизация рабочих процессов, предполагающая точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда; стандартизация выпуска, т.е спецификация результатов труда (параметры изделия, нормы выработки); стандартизация навыков и знаний (квалификации), которое означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. (см.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. – СПб., 2001. – С. 21) Приведенный пример описания способов координации деятельности организаций Г. Минцбергом демонстрирует, что роль коммуникации в функционировании организации незаменима.

Сама организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом.

На особенности взаимодействия членов организации в пределах как формальной, так и неформальной организационных структур оказывает влияние существующая в организации культура. Результатом такого влияния можно считать создание коммуникативных сетей (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков, характерных только для данной организации. В частности, организационная культура влияет на характер функционирования внутрикоммуникативных сетей, которые подразделяются на централизованные и децентрализованные. Централизованные – все потоки замыкаются на руководителе (лидере). Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. В случае если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения, то более эффективны сети, обеспечивающие непосредственное общение участников коммуникативного процесса друг с другом.

Процесс коммуникации включает ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Важнейшими элементами коммуникационного процесса выступают отправитель (коммуникатор), сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь.

Отправление сообщения.В процессе коммуникации всегда участвуют, по крайней мере, два лица – отправитель и получатель. Отправителемможет быть любой сотрудник, имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Он формулирует смысл того, что и почему хочет передать другому участнику процесса коммуникации, кодируяинформацию, т.е.переводя ее в коммуникационные символы - слова, действия, выражение лица и т. п. Основной формой кодирования выступает язык общения. Таким образом, формируется сообщение, послание, содержащее данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому получателю. Отправитель выражает свое сообщение в вербальной или невербальной форме.

Передача сообщения.Послание по каналампередается получателю. В качестве каналов используются сама среда (например, воздух, свет, вода) и различные технические устройства (например, линии связи, электромагнитные волны). Информация может передаваться путем личного общения, групповых встреч, телефонных переговоров, передачи сообщений по факсу, подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов, с помощью графиков производства и отгрузки продукции, электронной почты, телеконференций, радиотрансляции.

Каналы передачи. Эффективность передачи сообщения зависит от средств, которые для этого используются. Выбор носителя передачи сообщения во многом зависит от характера организационной культуры. Для простых, доступных сообщений используются простые средства, например, докладные записки, объявления на досках, дающие ограниченную информацию. Для сложных сообщений используются сложные средства, например, личное общение, которое дает немедленную обратную связь, позволяет расширить объем получаемой информации за счет невербальной составляющей. Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Получение сообщения.Тот, кому адресовано послание и кого оно достигло, называют получателем. Получатель декодирует сообщение. Декодирование – это процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация. Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, культурной среды получателя.

Обратная связь.Заключительным элементом коммуникационного процесса выступает обратная связь.Она присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю – кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т. д. Обратная связь дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию. Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс.

Предыдущая 7 8 9 10 11 12 13 14 151617 18 19 20 21 22 Следующая